Laskutus ja talousohjaus

Tuntihinnan voi määrittää usealla tasolla: kohteelle, asiakkaan hinnastoon, Dealiin, toimeksiannolle ja asiakkaan vakiohinnaksi. Käytössä on aina tarkin määritetty hinta. Kohteen hinta ohittaa hinnaston, hinnasto ohittaa toimeksiannon hinnan, ja viimeisenä käytetään vakiohintaa.

Deal on työntekijäluokkakohtainen hinnasto, joka voidaan liittää samanaikaisesti useaan asiakkaaseen. Jos siinä on jollekin luokalle päiväkohtainen kiinteä hinta, tämä korvaa kyseisen luokan tunti- ja lisärivit eikä tule niiden lisäksi.

Jos hinta yllättää: Syynä on lähes aina tarkemmalla tasolla oleva hinta, joka on unohtunut. Aloita tarkistus kohteesta ja etene ulospäin.

Jos mitään hintaa ei ole määritetty, luonnoksen luonti keskeytyy ilmoitukseen sen sijaan, että arvoksi laskettaisiin huomaamatta nolla euroa.

Huomio, ero palkkaan: Laskulla jokaiselle minuutille lisätään lisä täsmälleen kerran, ja arvokkaampi lisä voittaa. Palkassa lisät puolestaan kertyvät päällekkäin, koska § 3b EStG sallii sen. Älä siksi koskaan vertaa laskun lisäsaraketta palkan lisäsarakkeeseen.

Määrä on huomioitava aika eli suunniteltu aika ja hyväksytyt ylityöt yhteensä. Suodatin "vain täsmäytetyt tunnit" ei ole oletuksena käytössä, joten myös tarkistamatonta aikaa voi laskuttaa.

Luoduissa laskuissa käytetään kiinteää 19 prosentin veroa ja 14 päivän maksuaikaa. Käsin luoduissa laskuissa voi valita 19, 7 tai 0 prosenttia.

Laskunumero noudattaa kaavaa etuliite, vuosi, juokseva numero, ja numerot annetaan aukottomasti. Hyvityslaskut käyttävät samaa numerosarjaa.

Tilaketju on luonnos, hyväksytty, lähetetty, avoin, maksettu, peruttu. Jokainen vaihe tarkistaa edellisen tilan, eikä lähetettyä laskua voi enää muokata.

Hyvityslasku muuttaa rivien merkit vastakkaisiksi, asettaa oman tilansa avoimeksi ja alkuperäisen laskun perutuksi yhdellä kertaa.

Maksumuistutukset suoritetaan automaattisesti kerran päivässä aamupäivällä. Tasot alkavat, kun maksu on myöhässä 1 päivän, 14 päivää ja 28 päivää. Tason 3 jälkeen uusia muistutuksia ei lähetetä.

Vientiin otetaan lähetetyt, avoimet ja maksetut laskut sekä kaikki hyvityslaskut laskupäivän mukaan suodatettuina. Jos ajanjaksoa ei anneta, käytetään kuluvaa kuukautta.

Sarakkeet Konto, Gegenkonto ja Steuerschlüssel jätetään tarkoituksella tyhjiksi, koska koko asiakasympäristön yhteistä tilikarttaa ei ole tallennettu. Arvattu vakioarvo tekisi väärän kirjauksen.

Jos veloitatte asiakkaita suoraveloituksella, Balerion Security luo pankille pain.008-muotoisen tiedoston.

Edellytyksiä on kolme: asetuksissa velkojan tunnistenumero sekä IBAN ja BIC, asiakkaalla maksutapana suoraveloitus sekä valtuutuksen viite, allekirjoituspäivä ja IBAN, ja vähintään yksi sopiva lasku. Asiakkaan oletusmaksutapa on lasku, joten suoraveloitus on asetettava tietoisesti.

Tiedosto luodaan laskuluettelosta joko valituista riveistä tai eräpäivän perusteella. Mukaan otetaan vain suoraveloitusasiakkaiden hyväksytyt ja lähetetyt laskut, joilla ei ole maksupäivää. Hyvityslaskuja ei oteta mukaan.

Jos tieto puuttuu, ilmoitus nimeää täsmälleen puuttuvat kentät eikä luo puutteellista tiedostoa. Tiedoston eräpäivä on kahden kalenteripäivän päässä.

Vienti ei muuta mitään. Laskun tila ja maksupäivä eivät muutu, vaan maksu kirjataan kuten ennenkin.

Tarjouksissa on vapaamuotoinen huomautuskenttä. Sitä voi muokata luonnoksessa, ja se näkyy tarjousrivillä sekä tarjouksen PDF-tiedostossa voimassaolorivin alapuolella. Tämä ei koske laskuja.

Ylhäällä näkyvät valitun ajanjakson tunnuslukukortit, niiden alla katetuotto porautumistoimintoineen ja lopuksi kolme yksityiskohtaista raporttia: liikevaihto asiakkaittain, tunnit kohteittain ja työntekijöiden aktiivisuus. Yksityiskohtaiset raportit käyttävät yhteistä vaihtopalkkia. Näkyvissä on aina täsmälleen yksi raportti, ja jokaisella on oma CSV-vientinsä. Selain muistaa viimeksi valitun näkymän.

Korttien koko yrityksen kate on liikevaihto miinus palkkakulut ja ostetut ulkopuoliset palvelut. Se on nimenomaisesti suuntaa antava, eikä se sisällä kiinteitä kuluja, veroja tai poistoja.

Kortti "Ei vielä laskutettu" näyttää ajanjakson laskutettavan ajan, josta ei vielä ole laskua. Jos ajanjaksolla on laskutettu enemmän kuin laskutettavaa aikaa, esimerkiksi koska lasku sisältää edellisen kuukauden palveluja, arvo pysyy nollassa ja kortti ilmoittaa ylityksestä negatiivisen luvun näyttämisen sijasta.

Osiossa "Katetuotto" näytetään asiakkaittain tuotot, kustannukset, katetuotto euroina, katetuottoprosentti sekä tehdyt tunnit. Asiakasrivin voi avata kohteisiin, yksittäisiin työvuoroihin ja käytettyihin vartijoihin asti. Vihreä tarkoittaa positiivista ja punainen negatiivista katetuottoa.

Luvut ovat samojen arvojen erittely, jotka myös lasku ja palkan esikatselu tuottavat. Toista laskentajärjestelmää ei ole. Delegoiduissa työvuoroissa näkyy "Sub"-tunniste. Niissä kustannukseksi lasketaan alihankkijan korvaus. Jos delegoidulle työvuorolle ei ole tallennettu ostohintaa, kustannusten ja katetuoton kohdalla näkyy viiva arvatun nollan sijaan.

Rivin varoitusmerkki tarkoittaa hinnoittelematonta aikaa: näille minuuteille ei voida määrittää tuntihintaa, joten tämän ajan tuotto on nolla. Toimi näin: Määritä hinta, katso "Mitä tuntihintaa käytetään". Tämän jälkeen ajanjakson rivi näkyy täysin hinnoiteltuna.

Jos rivi on syvänpunainen: Avaa tiedot työvuorotasolle asti. Yleisiä syitä ovat liian alhainen asiakkaan tuntihinta, kalliit yksittäiset työvuorot tai vartijan kuukausisummat, jotka jakautuvat vain muutamalle työtehtävälle.

Laskutuksen "Lähtökirja"-välilehti on valitun ajanjakson kaikkien annettujen laskujen jatkuva luettelo: numero, päivämäärä, asiakas, netto, vero, brutto, tila sekä maksu- ja peruutuspäivä, mukaan lukien summarivit ja CSV-vienti. Luonnokset eivät näy, koska niitä ei ole vielä annettu. Perutut laskut pysyvät näkyvissä, ja niiden hyvityslasku näkyy vieressä omana rivinään.

Kirja tarkistaa myös numerojärjestyksen: jos jatkuvasta sarjasta puuttuu numero, aukko ilmoitetaan. Mitä aukko tarkoittaa: Puuttuva numero on annettu, mutta lasku on valitun ajanjakson tai sen vuoden ulkopuolella. Laajenna ajanjaksoa ja tarkista. Kirja ei korjaa mitään itsestään eikä muuta laskuja.

Asiakkaalle voi määrittää laskutuksen ajan pyöristyksen: 5, 10, 15, 30 tai 60 minuutin jako ja pyöristyssuunnaksi ylöspäin, alaspäin tai tavallinen pyöristys. Asetus tehdään asiakaskortin Laskutus-osiossa.

Kun sääntö on asetettu, sitä sovelletaan kuhunkin työtehtävään ennen laskurivien luomista, seuraavan luonnoksen luomisesta alkaen. Jo luodut laskut ja luonnokset pysyvät muuttumattomina, eikä palkkaan vaikuteta koskaan. Pyöristys koskee vain laskutusta.

Jos asetusta ei ole: ei pyöristystä, vaan laskutus tapahtuu edelleen minuutintarkasti.