Tietoturva ja tietosuoja

Jokainen yritys näkee vain omat tietonsa. Yritykseen kuuluminen päätellään jokaisessa pyynnössä tarkistetusta kirjautumisestasi, ei koskaan tiedosta, jonka pyyntö voisi itse lähettää mukana. Vieraan tietueen käyttö ei siten ole vain kiellettyä, vaan mahdotonta.

Kaikki tietoturvan kannalta merkitykselliset tapahtumat tallennetaan lokiin, johon vain lisätään tietoja eikä niitä koskaan muuteta.

Jatkuvaa paikannusta ei ole. Sovellus pyytää luvan vain etualalla käyttöä varten ja hakee täsmälleen yhden sijaintipisteen, kun työntekijä tekee kirjauksen.

Sisäänkirjauksessa tallennetaan aika ja koordinaatit. Uloskirjauksessa sijaintipistettä käytetään vain tarkistukseen ja hylätään sen jälkeen. Tietomallissa ei yksinkertaisesti ole sille kenttää.

Tarkastuspistettä skannattaessa sijainti on valinnainen, ja se vain kirjataan lokiin.

Myös pankkitietoja käsitellään yhtä säästeliäästi: asiakkaan IBAN on pelkkä syöttöarvo. Sen jälkeen se näkyy hallintapaneelissa vain peitettynä, eli ensimmäiset ja viimeiset neljä merkkiä näkyvät, eikä se näy asiakasportaalissa lainkaan. Uusi syöttö korvaa tallennetun arvon.

AGB eli yleiset sopimusehdot, tietosuojaseloste, käyttöehdot ja Auftragsverarbeitungsvertrag eli AVV-tietojenkäsittelysopimus esitetään versioituina hyväksyttäviksi vain niille rooleille, joita ne koskevat.

AVV edellyttää Textform-muotoista allekirjoitusta eli itse kirjoitettua nimeä. Pelkkä valintaruutu ei nimenomaisesti riitä. Lokeihin tallennetaan käyttäjä, ajankohta, versio ja IP-osoite. Vahvistus voidaan pyydettäessä lähettää sähköpostitse.

Hyväksyntäportti ohjaa jokaisen roolin hyväksymään sille avoimet versiot ennen työn jatkamista. Vastuu sisällön toteuttamisesta toiminnassanne säilyy teillä.

Suljetut tukipyynnöt poistetaan automaattisesti 14 päivän kuluttua, hallintapaneelin ilmoitukset 30 päivän kuluttua ja saapuneet WhatsApp-viestit 90 päivän kuluttua.

Vastaavasti käytössä on poistojen estoja: kohteita, joilla on vartiointipäiväkirjamerkintöjä tai tarkastuskierrosten skannauksia, ja työntekijöitä, joilla on todellista työhistoriaa, ei voi poistaa. Ne poistetaan käytöstä. Todiste, jonka voisi hävittää poistamalla perustietueen, olisi todisteena arvoton.