Planning et planification

Les services peuvent être déplacés avec le pointeur, redimensionnés, divisés, dupliqués et affectés par glisser-déposer. Pour créer un service, faites glisser le pointeur sur une ligne vide. Une mission est alors créée en même temps si nécessaire. La grille est réglée sur 15 minutes.

Des vues par jour, semaine et mois sont disponibles, ainsi qu'un planning hebdomadaire distinct avec export PDF, une page par agent.

La vue mensuelle peut basculer entre deux présentations : la grille affiche les salariés sur les jours, la liste quotidienne affiche chaque jour l'un sous l'autre. Sur les écrans étroits et avec de nombreux agents, la liste quotidienne est la plus lisible des deux. À l'ouverture, la vue passe au jour actuel.

Dans le planning hebdomadaire, chaque vignette de service affiche le nom du site, et plus seulement le libellé du service. Lorsque vous faites glisser un service sur un agent, les lignes des agents qui connaissent déjà ce site grâce aux derniers mois s'allument en vert. Les sites où un agent a travaillé régulièrement sont déterminants. Une intervention isolée plusieurs mois auparavant ne déclenche donc pas cette indication. Il s'agit également d'une suggestion, pas d'une autorisation.

Utilisez Ctrl+Z ou Cmd+Z pour annuler, jusqu'à 20 actions. Le déplacement, le redimensionnement, la pause, la division, l'affectation et la suppression d'une affectation sont réversibles. Ne sont pas réversibles la création d'une mission, la délégation et la suppression.

À gauche du tableau se trouve la liste des agents utilisée pour les affectations. Elle affiche plus d'informations qu'il n'y paraît :

• Regrouper par site principal. Un bouton sous le champ de recherche trie la liste en fonction du site où l'agent a travaillé le plus souvent au cours des derniers mois. Les agents sans historique d'intervention forment un groupe distinct à la fin. Le bouton est toujours désactivé à l'ouverture de la page et ce réglage n'est pas mémorisé.
• Solde des heures souhaitées. Sous le nom, le système indique la part du contingent mensuel souhaité qui reste disponible ou, dans une couleur d'alerte, de combien l'agent l'a déjà dépassé. La ligne apparaît uniquement si des heures souhaitées par mois sont enregistrées pour le membre.
• Agents déjà planifiés en grisé. Dans la vue quotidienne, les agents qui ont déjà une affectation ce jour sont affichés plus pâles, avec la mention « déjà planifié aujourd'hui », et passent en fin de liste. Une simple offre de la bourse ne compte pas comme une planification.
• Indication pendant le déplacement. Lorsque vous faites glisser un agent déjà planifié dans la vue quotidienne, une indication affiche ses créneaux du jour pendant le déplacement.

L'affichage en grisé et l'indication sont des informations, pas des blocages. Le dépôt reste possible, le contrôle a lieu comme toujours au moment de l'affectation. Ces deux fonctions existent uniquement dans la vue quotidienne.

Les services de nuit couvrent deux jours calendaires et apparaissent sous forme de deux barres. Le libellé continue d'afficher les heures réelles.

Une asymétrie prête régulièrement à confusion : le dessin et l'étirement par le bord peuvent dépasser minuit, mais le déplacement reste limité à la journée. Il n'est donc pas possible de déplacer un service de nuit d'un jour de cette façon.

Le mode planification sert à préparer le planning : vous planifiez toute une semaine sans que l'équipe en soit informée, puis vous publiez tout en une seule fois à la fin.

Lorsqu'il est activé, la pastille « Mode planification actif » apparaît au-dessus du tableau. Les règles suivantes s'appliquent :

• Les nouveaux services sont créés comme brouillons. Les brouillons sont invisibles pour les agents et ne déclenchent aucune notification.
• Les affectations à des services existants sont regroupées sous forme de réservations. Elles apparaissent en pointillés dans le tableau et le nom est visible. À ce stade, personne n'est encore affecté.

La coche « Publier » additionne les brouillons et les réservations. Lors d'un clic, chaque réservation est affectée séparément et passe par les mêmes contrôles qu'une affectation normale. Si l'une d'elles rencontre un conflit ou si vous annulez une boîte de dialogue, seule cette réservation reste ouverte et vous est signalée, les autres sont traitées.

La croix X rouge supprime les deux. La boîte de dialogue de confirmation indique les nombres réels afin que vous ne supprimiez pas par erreur le travail d'une demi-semaine.

Deux précisions : le mode s'applique uniquement à la session en cours. Une fois activé, il ne reste donc pas actif plusieurs jours. Les réservations elles-mêmes survivent à un rechargement et peuvent encore être publiées. Elles sont également liées à votre navigateur, un collègue ne les voit pas.

Le bouton existe uniquement dans la Planification. Le planning des services ne crée rien lui-même, il n'y aurait donc rien à publier. Les brouillons y restent toutefois visibles avec leur marquage.

Toutes les méthodes d'affectation passent par le même contrôle, que ce soit par glisser-déposer dans le planning, par la bourse ou par l'agent de remplacement. Il n'existe aucune voie moins stricte pour contourner les règles. Les points suivants sont contrôlés : agent actif, qualification requise, interdiction de site, autorisation d'intervention sur le site, absence approuvée, double réservation et exigences de l'Arbeitszeitgesetz, la loi allemande sur le temps de travail. En cas de refus, le message en indique la raison.

Le système vérifie également si le service peut être pourvu. Les services délégués à un sous-traitant ou déjà terminés sont refusés. Si la mission appartient à une unité organisationnelle, l'agent doit appartenir à cette unité au début du service, soit comme unité de rattachement, soit au moyen d'un prêt.

Une indication qui évite une demande d'assistance : si ce contrôle affiche « Agent introuvable » alors que l'agent figure dans la liste, l'unité en est presque toujours la cause. Il faut alors prêter l'agent à cette unité ou modifier l'unité de la mission.

Le début du service est déterminant, pas la date de planification. Une période de prêt doit donc couvrir le jour du service.

Agents qui ne vous sont même pas proposés : les suggestions d'affectation masquent les agents qui ont déjà un autre service à ce moment ou une absence approuvée. Lorsqu'ils apparaissent malgré tout, ils portent la mention « occupé » ou « absent ». Les agents inactifs et les agents en Standby ne sont pas non plus proposés. Cette règle s'applique uniformément à l'affectation rapide, à l'affectation des services et à l'affectation depuis la vue d'ensemble.

À propos du contrôle ArbZG : il vous aide, mais ne remplace pas votre obligation de contrôle en tant qu'employeur. Vérifiez toujours la conformité des services longs et des temps de repos courts avec votre Tarifvertrag, la convention collective allemande, ainsi qu'avec votre Betriebsvereinbarung. Seules la double réservation et l'Arbeitszeitgesetz peuvent faire l'objet d'une dérogation, et uniquement avec un motif, voir ci-dessous.

La planification peut déroger à la double réservation et à l'ArbZG. Un motif de 10 à 500 caractères est alors obligatoire. Il n'est jamais possible de déroger à la qualification ou à l'interdiction de site. Un agent qui prend lui-même un service ne peut passer outre aucune règle.

Un droit distinct : la dérogation exige un droit spécifique que vous attribuez consciemment. Le rôle « Planificateur » fourni ne le contient pas. Après chaque modification de la gestion des rôles, vérifiez qui possède ce droit.

Lorsqu'un service pourvu est réaffecté, le nouvel agent remplace l'ancien. Si l'ancien agent avait déjà effectué son check-in, un check-out est effectué correctement au lieu d'un refus, afin que le temps travaillé reste facturable.

La carte en direct ne possède plus de page distincte, elle correspond à la vue d'ensemble. Les sites, les agents ayant effectué leur check-in et les agents attendus y figurent sur une carte qui s'actualise automatiquement.

Pour chaque site, une fenêtre contextuelle indique combien d'agents sont sur place et l'heure du dernier check-in. En cas de sous-effectif, elle affiche aussi une alerte avec le rapport entre le nombre d'agents présents et le nombre requis. Depuis cette fenêtre, « Ouvrir le plan d'intervention » mène directement au centre d'intervention du site.

Chaque élément de la légende à gauche peut être affiché ou masqué lorsque la carte devient trop chargée.

« Affecter automatiquement » propose des agents pour tous les services ouverts visibles, uniquement sous forme de brouillon, sans notification. Un indicateur de chargement recouvre le tableau pendant le traitement. Une boîte de dialogue récapitule ensuite les services pourvus et ceux qui ne le sont pas, avec un motif en clair pour chaque service non pourvu.

Les services passés ne sont plus pourvus. Ils apparaissent dans le résultat sous forme d'une ligne regroupée avec ce motif précis, au lieu de se présenter comme « Aucun agent approprié trouvé ». C'est le cas le plus fréquent lorsqu'une période sélectionnée s'étend dans le passé.

Si des filtres sont actifs, la boîte de dialogue indique également combien de postes visibles sont restés inchangés pour cette raison.

La suggestion privilégie les agents qui connaissent déjà le site, veille à une répartition équitable des interventions et à un trajet court. Si des heures souhaitées par mois sont enregistrées pour un agent, le système tient également compte de la part qui reste à effectuer durant le mois en cours.

Ce que vous pouvez influencer : vous gérez les heures souhaitées sous Équipe, Membre, onglet Contrat et personnel. La présence d'un véhicule personnel améliore la prise en compte pour les sites plus éloignés. Sans ces deux informations, rien ne change, l'agent continue d'être suggéré normalement.

Seules des données administratives de planification sont prises en compte : interventions effectuées sur le site, heures mensuelles planifiées et souhaitées, date du dernier contact et distance. Les données comportementales comme le taux de réponse ou d'acceptation ne sont expressément pas prises en compte, il s'agit d'une décision délibérée au regard de la KI-Verordnung, le règlement européen sur l'IA.