Transmission de la paie

Paramètres, section Paie, carte Transmission de la paie. Deux formats sont disponibles :

• Format CSV long universel pour le rapprochement avec le cabinet de paie.
• Format texte orienté DATEV avec numéros de conseiller et de mandant. Le numéro de conseiller comporte 1 à 7 chiffres, le numéro de mandant 1 à 5.

Important pour éviter tout problème avec le cabinet de paie : le format texte est documenté, mais ce n'est pas un format d'importation LODAS certifié. Validez le premier lot avec votre cabinet de paie avant de l'utiliser en production.

L'indication figure également directement sur la carte. Elle s'y trouve volontairement, car un format d'importation supposé à tort n'est souvent détecté qu'à la fin du mois.

Les lots se trouvent sur une sous-page dédiée : dans la paie, ouvrez la carte « Transmission au cabinet de paie », puis sélectionnez « Ouvrir la transmission ».

Un lot couvre exactement un mois calendaire complet. Une période partielle est refusée afin qu'aucun demi-mois ne soit transmis au cabinet de paie.

Le lot fige l'état mensuel sous forme de justificatif numéroté et génère le fichier à télécharger. Deux indications peuvent alors apparaître :

• Numéros de personnel manquants. Le fichier est tout de même créé et les champs concernés restent vides. L'indication précise le nombre d'agents.
• Période pas encore verrouillée. Le lot est tout de même créé, l'indication sert uniquement de rappel. Il est plus rigoureux de suivre l'ordre Clôturer la période, puis de transmettre.

Si des données de base de l'interface sélectionnée manquent, comme le numéro de conseiller, le message précise lesquelles.

Sous les lots se trouve « Modifications depuis la dernière transmission » : chaque ligne indique l'agent, la rubrique de paie, la valeur précédente et la valeur actuelle, avec le statut Nouveau, Modifié ou Supprimé.

Vous pouvez ainsi justifier une transmission complémentaire sans placer deux fichiers côte à côte. S'il n'existe aucun lot actif, l'ensemble de l'état mensuel est affiché comme nouveau.

L'historique indique pour chaque lot le numéro, l'interface, la date de création, le nombre de lignes, le total et le statut. Un lot est Actif ou Réinitialisé, et le mois est indiqué comme Transmis le ou Pas encore transmis.

Un lot peut être réinitialisé, avec un motif obligatoire de 10 à 500 caractères. Il ne disparaît pas, mais reste visible dans l'historique. Il ne compte simplement plus comme transmis ni dans le calcul des écarts. Son existence reste ainsi traçable.

À ne pas confondre : le lot de transmission est différent de « Envoyer à la comptabilité ». Le premier fige un état numéroté, le second envoie une analyse par e-mail.