Unités organisationnelles

Sous Paramètres, Unités organisationnelles, vous représentez l'entreprise sous forme d'arborescence, par exemple avec des agences et des services subordonnés. Jusqu'à cinq niveaux de profondeur.

Une unité n'est pas un tenant distinct. La séparation entre les entreprises n'est pas affectée, les unités limitent seulement l'accès au sein de votre entreprise.

Une unité ne peut être supprimée que si elle est vraiment vide. Les sous-unités, les sites, les agents, les missions, les utilisateurs affectés et les prêts sont contrôlés.

Tant qu'aucune unité n'existe, l'ensemble du module est invisible. Le champ « Unité » n'apparaît sur un site, une mission et un agent que lorsqu'un choix est possible.

Dans la gestion des utilisateurs, chaque membre du personnel administratif reçoit un accès aux unités. Aucune sélection signifie un accès à toute l'entreprise, comme auparavant. Lorsqu'une unité est sélectionnée, la personne voit cette unité et toutes les unités subordonnées.

Personne ne peut modifier sa propre affectation, pas même le propriétaire pour lui-même. Cela empêche une personne de se verrouiller accidentellement l'accès.

Les agents eux-mêmes n'ont pas d'accès aux unités. Ils ont une unité d'origine à laquelle sont rattachés le dossier du personnel et la paie.

C'est le point le plus important, car il peut facilement sembler être une erreur :

• Les listes sont raccourcies sans indication. Il n'y a ni message « filtré », ni décompte.
• Une donnée située hors de votre unité est introuvable pour vous. Si un collègue voit une mission que vous ne trouvez pas, l'affectation des unités en est presque toujours la cause.
• Les données sans unité restent visibles pour tous. Les données existantes ne disparaissent donc pas lors de l'introduction des unités.

Une règle supplémentaire s'applique aux missions : si une mission possède un site, elle hérite de son unité et le champ est verrouillé.

Si un agent aide temporairement dans une autre agence, vous le prêtez à celle-ci pour une durée limitée depuis l'onglet Prêt de son profil. La date de fin est facultative, sans date, le prêt est à durée indéterminée.

Le prêt étend uniquement les possibilités de planification. Le dossier du personnel et la paie restent rattachés à l'unité d'origine. À l'échéance, aucune donnée n'est réaffectée, l'agent disparaît simplement de la liste des candidats de l'unité cible.

Un agent peut être prêté simultanément à plusieurs unités, les prêts qui se chevauchent ne sont pas empêchés.

Pour les agents prêtés, deux dates de référence différentes s'appliquent, ce qui suscite régulièrement des questions :

• Un agent est visible dans la palette avant même le début de son prêt afin que l'unité cible puisse planifier à l'avance.
• Il n'est affectable que si le début du service se situe dans la période du prêt.

Vous pouvez donc tout à fait faire glisser un agent visible sur un service et voir quand même l'affectation refusée parce que le service commence avant le début ou après la fin du prêt. La palette est un aperçu de planification, pas une promesse d'affectation.

Dans la palette et le planning, les agents prêtés portent la mention « Prêté par une autre unité » ou « Prêté jusqu'au » avec la date. Les personnes dont l'accès n'est pas limité par unité ne voient jamais cette mention, car tous les agents relèvent de leur accès.