Stundenreport

Jede Zeile zeigt drei Werte, die man auseinanderhalten muss:

• Planzeit: die geplante Schichtdauer abzüglich der am Dienst gepflegten Pause.
• Ist-Zeit: vom Check-in bis zum Check-out. Fehlt der Check-out, wird bis zum Schichtende gerechnet, höchstens bis jetzt. Die Pause wird von der Ist-Zeit nicht abgezogen.
• Anrechenbar: die Zahl, die zählt. Sie ist die Grundlage für Lohn und Rechnung.

Abgerechnet wird grundsätzlich die Planzeit, nicht die gestempelte Zeit. Daraus folgen drei Dinge, die in der Praxis regelmäßig für Rückfragen sorgen:

• Wer länger bleibt, bekommt die Mehrzeit erst nach einer Freigabe angerechnet.
• Wer früher geht, wird trotzdem zur Planzeit abgerechnet. Minuszeit senkt die anrechenbare Zeit nicht.
• Wer gar nicht eincheckt, wird ebenfalls zur Planzeit abgerechnet. Die Zeile erscheint allerdings erst nach Schichtende.

Eine Ausnahme gibt es: endet eine Schicht vorzeitig, weil sich die Kraft krank meldet, entsteht ungedeckte Zeit. Die zählt erst nach eigener Freigabe, siehe unten.

Auf Wunsch wird die anrechenbare Zeit auf ein Raster gerundet. Einzustellen unter Einstellungen, Karte Berechnungsverhalten: Raster 5, 10, 15 oder 30 Minuten, Richtung kaufmännisch, abrunden oder aufrunden.

Gerundet wird genau einmal, an einer einzigen Stelle in der Stundenrechnung. Report, Lohn, Auswertung und Arbeitszeitkonto lesen deshalb dieselbe Zahl.

Betroffen sind nur Zeilen mit vollständigem Stempelpaar. Zeilen, die nach Plan abgerechnet werden, laufende Schichten und Zeilen ohne Check-out bleiben minutengenau.

Im Auslieferungszustand ist die Rundung aus, es wird minutengenau gerechnet. Raster und Richtung lassen sich nur gemeinsam setzen oder gemeinsam leeren.

Kommen die Ist-Zeiten aus einer Stempeluhr oder einem Fremdsystem, lassen sie sich über „Zeiten importieren" im Stundenreport einlesen.

Die Datei braucht die Kopfzeile personalnummer;datum;von;bis, Komma als Trenner wird auch erkannt. Datum als TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT, Uhrzeit als HH:MM. Ist die Endzeit kleiner oder gleich der Startzeit, gilt sie als Folgetag. Eine vorhandene Spalte „pause“ wird bewusst ignoriert und je Zeile quittiert.

Zuerst kommt eine Vorschau, die nichts schreibt. Je Zeile steht dort ein Status: Bereit, Kein Treffer, Mehrdeutig, Außerhalb der Grenzen, Gesperrt oder Fehlerhaft. Zugeordnet wird über Personalnummer und Starttag, mehrere Zuweisungen am selben Tag ergeben „Mehrdeutig“.

Der Import prüft genau dieselben Regeln wie die Handeingabe, es gelten also dieselben Grenzen: höchstens 24 Stunden Spanne, Check-in höchstens 12 Stunden vor Planstart, Check-out höchstens 12 Stunden nach Planende. Ein abgeschlossener Monat ergibt „Gesperrt“ statt eines Abbruchs. Beim Anwenden wird jede Zeile erneut geprüft, nicht die Vorschau blind übernommen.

Die Datei darf 1 MB groß sein.

Mehrzeit gegenüber dem Plan steht zunächst in Klammern als „offen" und zählt in keiner Summe. Ein Klick auf „Freigeben" macht sie anrechenbar, ein zweiter nimmt die Freigabe zurück.

Jede Freigabe und jede Rücknahme landet im Protokoll. Da die anrechenbare Zeit zugleich Lohn- und Rechnungsbasis ist, bewegt ein Klick im Stundenreport beides gleichzeitig.

Alle sichtbaren freigeben erledigt den ganzen gefilterten Zeitraum auf einmal, auch bei mehreren Hundert Einsätzen. Die Freigabe läuft dabei in Paketen, du siehst nur das Ergebnis.

Meldet sich eine Kraft während der Schicht krank und übernimmt eine Ersatzkraft, wird der Posten geteilt. Checkt die Ersatzkraft verspätet ein, bleibt eine Lücke.

Diese Minuten werden nicht stillschweigend abgerechnet. Sie erscheinen als Kennzeichen „Ungedeckt" und brauchen wie eine Überstunde eine ausdrückliche Freigabe. Nur die krank beendete Zeile eines mehrfach besetzten Postens kann ungedeckte Zeit tragen.

Je Einsatz gibt es einen Freigabe-Status, offen oder freigegeben, dazu Kennzeichen wie „Check-in fehlt", „Check-out fehlt", „Abweichung" und „Überstunde offen". Das Abweichungs-Kennzeichen erscheint ab mehr als 15 Minuten Unterschied zwischen Plan und Ist.

Freigeben lässt sich nur ein abgeschlossener Einsatz, also einer mit Check-out oder mit dem Status „nicht angetreten“ beziehungsweise „abgelehnt“. Für Zeilen ohne Check-out gibt es einen ausdrücklichen Sonderweg, der die Planstunden freigibt und dabei bewusst keinen Zeitstempel erfindet.

Die Summen werden immer über den vollständigen Zeilensatz gebildet, auch wenn oben „nur offene" gefiltert ist.

Die Filter für Kraft, Objekt und Kunde sind Suchfelder: tippen, aus den Vorschlägen wählen, fertig. Gefiltert wird erst durch eine gewählte Person beziehungsweise einen gewählten Eintrag, ein bloßes Textfragment verändert den Report nicht. Feld leeren entfernt den Filter.

Die Vorschläge kommen aus dem gesamten Bestand, auch bei sehr vielen Kräften, Objekten oder Kunden findet die Suche jeden Eintrag.