Faktura und Controlling

Ein Stundensatz lässt sich auf mehreren Ebenen pflegen: am Objekt, in einer Preisliste beim Kunden, in einem Deal, am Auftrag und als Standardsatz beim Kunden. Es gilt immer der spezifischste gepflegte Satz. Was am Objekt steht, schlägt die Preisliste, diese schlägt den Satz am Auftrag, und ganz zuletzt greift der Standardsatz.

Ein Deal ist dabei ein Preiswerk je Mitarbeiter-Kategorie, das an mehreren Kunden gleichzeitig hängen kann. Trägt er für eine Kategorie eine Tagespauschale, ersetzt sie dort Stunden- und Zuschlagspositionen, statt zusätzlich zu ihnen zu stehen.

Wenn ein Preis überrascht: Der Grund ist fast immer ein Satz auf einer spezifischeren Ebene, an den man nicht mehr gedacht hat. Fang die Suche am Objekt an und arbeite dich nach außen.

Fehlt jeder Satz, bricht der Entwurf mit einem Hinweis ab, statt still mit null Euro zu rechnen.

Achtung, Gegensatz zum Lohn: In der Rechnung wird jede Minute genau einmal bezuschlagt, der höherwertige Zuschlag gewinnt. Beim Lohn stapeln die Zuschläge dagegen, weil § 3b EStG das zulässt. Vergleiche deshalb nie eine Zuschlagsspalte der Rechnung mit einer des Lohns.

Menge ist die anrechenbare Zeit, also Planzeit plus freigegebene Überstunden. Der Filter „nur abgeglichene Stunden" ist voreingestellt aus, es lässt sich also auch ungeprüfte Zeit fakturieren.

Erzeugte Rechnungen rechnen mit fest 19 Prozent und einem Zahlungsziel von 14 Tagen. Bei manuell angelegten Rechnungen sind 19, 7 und 0 Prozent wählbar.

Die Rechnungsnummer folgt dem Muster Präfix, Jahr, laufende Nummer und wird lückenlos vergeben. Gutschriften verbrauchen dieselbe Nummernfolge.

Die Kette lautet Entwurf, freigegeben, versendet, offen, bezahlt, storniert. Jeder Schritt prüft den Vorzustand, eine versendete Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten.

Eine Gutschrift negiert die Positionen, setzt sich selbst auf offen und die ursprüngliche Rechnung auf storniert, alles in einem Schritt.

Das Mahnwesen läuft automatisch einmal täglich am Vormittag, mit Stufen ab 1 Tag, 14 Tagen und 28 Tagen Überfälligkeit. Nach Stufe 3 wird nicht weiter gemahnt.

Exportiert werden versendete, offene und bezahlte Rechnungen sowie alle Gutschriften, gefiltert über das Rechnungsdatum. Ohne Angabe eines Zeitraums der laufende Monat.

Die Spalten Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel bleiben bewusst leer, weil kein mandantenweiter Kontenrahmen hinterlegt ist. Ein geratener Standardwert würde falsch buchen.

Zieht ihr bei Kunden per Lastschrift ein, erzeugt Balerion Security die Datei für die Bank im Format pain.008.

Voraussetzung sind drei Dinge: eure Gläubiger-Identifikationsnummer samt IBAN und BIC in den Einstellungen, beim Kunden die Zahlart Lastschrift mit Mandatsreferenz, Unterschriftsdatum und IBAN, und mindestens eine passende Rechnung. Voreingestellt ist beim Kunden die Zahlart Rechnung, Lastschrift muss also bewusst gesetzt werden.

Erzeugt wird die Datei aus der Rechnungsliste heraus, entweder aus der angehakten Auswahl oder über einen Fälligkeitsstichtag. Enthalten sind nur freigegebene und versendete Rechnungen ohne Zahlungsdatum von Lastschrift-Kunden. Gutschriften bleiben außen vor.

Fehlt eine Angabe, nennt die Meldung genau die fehlenden Felder, statt eine unvollständige Datei zu erzeugen. Das Fälligkeitsdatum in der Datei liegt zwei Kalendertage in der Zukunft.

Der Export ändert nichts. Rechnungsstatus und Zahlungsdatum bleiben unberührt, das Einbuchen der Zahlung passiert wie bisher.

Angebote haben ein freies Anmerkungsfeld. Es lässt sich im Entwurf bearbeiten, erscheint in der Angebotszeile und im Angebots-PDF unter der Gültigkeitszeile. Rechnungen sind davon nicht betroffen.

Oben stehen die Kennzahl-Kacheln für den gewählten Zeitraum, darunter der Deckungsbeitrag mit Drilldown und zuletzt die drei Detailberichte: Umsatz je Kunde, Stunden je Objekt und Mitarbeiter-Aktivität. Die Detailberichte teilen sich eine Umschaltleiste, es ist immer genau einer sichtbar, jeder mit eigenem CSV-Export. Die zuletzt gewählte Ansicht merkt sich der Browser.

Die firmenweite Marge in den Kacheln ist Umsatz minus Lohnkosten minus eingekaufte Fremdleistung. Sie ist ausdrücklich indikativ, Fixkosten, Steuern und Abschreibungen sind nicht enthalten.

Die Kachel „Noch nicht fakturiert" nennt die abrechenbare Zeit des Zeitraums, für die noch keine Rechnung existiert. Ist im Zeitraum mehr fakturiert als abrechenbar, etwa weil eine Rechnung Leistungen aus einem früheren Monat enthält, bleibt sie bei null und weist auf diesen Überhang hin, statt eine negative Zahl zu zeigen.

Der Abschnitt „Deckungsbeitrag" zeigt je Kunde Erlös, Kosten, Deckungsbeitrag in Euro und die Deckungsquote in Prozent, dazu die geleisteten Stunden. Eine Kundenzeile lässt sich aufklappen bis auf Objekte, einzelne Schichten und die eingesetzten Kräfte. Grün steht für positiven, Rot für negativen Deckungsbeitrag.

Die Zahlen sind die Zerlegung derselben Werte, die auch Rechnung und Lohnvorschau liefern, es gibt keine zweite Rechenmaschine. Delegierte Schichten tragen ein „Sub"-Kennzeichen; als Kosten zählt dort die Vergütung des Subunternehmers. Fehlt für eine delegierte Schicht ein hinterlegter Einkaufssatz, zeigen Kosten und Deckungsbeitrag einen Strich statt einer geratenen Null.

Ein Warnzeichen an einer Zeile bedeutet unbepreiste Zeit: Für diese Minuten ist kein Stundensatz auflösbar, der Erlös dieser Zeit steht auf null. Was zu tun ist: Satz pflegen, siehe „Welcher Stundensatz greift", danach zeigt der Zeitraum die Zeile vollständig bepreist.

Wenn eine Zeile tiefrot ist: Aufklappen bis zur Schicht. Häufige Ursachen sind ein zu niedriger Stundensatz beim Kunden, teure Einzelschichten oder Monatsbeträge einer Kraft, die sich auf wenige Einsätze verteilen.

Der Tab „Ausgangsbuch" in der Faktura ist das fortlaufende Verzeichnis aller ausgestellten Rechnungen eines Zeitraums: Nummer, Datum, Kunde, Netto, Steuer, Brutto, Status sowie Bezahl- und Stornodatum, mit Summenzeilen und CSV-Export. Entwürfe erscheinen nicht, denn sie sind noch nicht ausgestellt. Stornierte Rechnungen bleiben sichtbar, ihre Gutschrift steht als eigene Zeile daneben.

Das Buch prüft außerdem die Nummernfolge: Fehlt eine Nummer in der fortlaufenden Reihe, wird die Lücke ausgewiesen. Was eine Lücke bedeutet: Die fehlende Nummer wurde vergeben, die Rechnung liegt aber außerhalb des gewählten Zeitraums oder ihres Jahres. Zeitraum erweitern und nachsehen; das Buch repariert nichts von selbst und verändert keine Rechnung.

Beim Kunden lässt sich eine Zeitrundung für die Abrechnung pflegen: ein Raster von 5, 10, 15, 30 oder 60 Minuten und die Richtung aufrunden, abrunden oder kaufmännisch. Gepflegt wird das in der Kundenkarte im Bereich Abrechnung.

Gesetzt wirkt die Regel je Einsatz, bevor die Rechnungspositionen entstehen, und zwar ab der nächsten Entwurfserzeugung. Bereits erzeugte Rechnungen und Entwürfe bleiben unverändert, und der Lohn bleibt grundsätzlich unberührt, gerundet wird nur die Abrechnung.

Ohne Pflege gilt: keine Rundung, es wird minutengenau abgerechnet wie bisher.