Lohn und Zuschläge

Eine Zeile je Kraft mit Gesamtstunden, Nacht-, Sonntags- und Feiertagsanteil, Lohnsatz, Grundlohn, Zuschlägen und Brutto.

Ausdrücklich nicht enthalten: Lohnsteuer, Sozialversicherung und Netto. Das macht das Lohnbüro.

Entgeltfortzahlung dagegen schon, sofern der Schalter dafür an ist. Dann stehen genehmigte Krankheit und Urlaub als eigene Zeilen in der Vorschau. Im Auslieferungszustand ist der Schalter aus, dann erscheinen genehmigte Abwesenheiten nur als Hinweis und werden nicht vergütet. Wie gerechnet wird und wo der Schalter sitzt, steht unter Lohnarten und Zuschlagsregeln.

Grundlage ist die anrechenbare Zeit aus dem Stundenreport, also dieselbe Zahl, die auch in die Rechnung geht. Ist dort eine Zeitrundung eingestellt, rechnet der Lohn mit der gerundeten Zahl.

Die Zuschlagsklassen sind überlappend, nicht getrennt. Eine Sonntagnacht zählt sowohl in den Nacht- als auch in den Sonntagsanteil, weil § 3b EStG das zulässt.

Daraus folgt eine Stelle, an der man sich leicht verrechnet: die Spalte „Std-Gesamt“ im Export ist keine Summe der Einzelspalten und darf nicht als solche gelesen werden. Genau deshalb gibt es dort auch keine Spalte „Std-Normal“, ein Abzug würde jede doppelt qualifizierte Stunde zweimal abziehen.

Voreingestellt sind 25 Prozent nachts, 50 Prozent sonntags und 100 Prozent an Feiertagen, das Nachtfenster läuft von 20 bis 6 Uhr. Alles davon ist in den Einstellungen änderbar.

Klassifiziert wird minutenweise in deutscher Wandzeit, damit die Zeitumstellung korrekt fällt.

Auch hier gilt der spezifischste gepflegte Wert: Ein Festbezug schlägt alles andere, der Grundlohn ist dann der Festbetrag und ein Objektzuschlag entfällt. Darunter greift ein tätigkeitsbezogener Stundenlohn der Kraft, und ganz zuletzt ihr Standard-Stundenlohn.

Zusätzlich kann je Objekt und Mitarbeiter-Kategorie ein Lohnzuschlag gepflegt sein. Der erhöht nur den Grundlohn, nie die prozentualen Zuschläge.

Fehlt jeder Satz, erscheint die Warnung „Kein Lohnsatz hinterlegt“. Es wird nicht still mit null gerechnet.

Grenze: Einen Mindestlohn je Tätigkeit oder Bundesland prüft die Software nicht. Was es gibt, sind Tätigkeits-Stundenlöhne je Kraft, das ist etwas anderes.

Der Feiertagsanteil wird aus dem Kalenderjahr berechnet, ohne externen Dienst. Neben den bundesweiten Tagen greifen die Regelungen des eingestellten Bundeslands, Ostern wird berechnet, Buß- und Bettag als Mittwoch vor dem 23. November.

Unterstützt werden 22 Länder. Bei einem Land außerhalb Deutschlands greift nur der nationale Satz, Regionen werden dort nicht ausgewertet. Die Nacht- und Sonntagsprüfung bleibt in jedem Fall an deutscher Wandzeit.

Die Brutto-Vorschau prüft jede Zeile gegen den gesetzlichen Mindestlohn, der zum jeweiligen Schichtdatum gilt; die gesetzlichen Sätze samt ihrer Gültigkeit bringt Balerion Security mit und hält sie aktuell. Liegt ein Grundstundenlohn darunter, erscheint der Hinweis „Mindestlohn unterschritten" an der Kraft und an der betroffenen Lohngruppe, genauso wie der bestehende Tarif-Hinweis.

Was zu tun ist: Lohnsatz der Kraft oder der Tätigkeit prüfen und anheben, siehe „Welcher Lohnsatz greift". Der Hinweis blockiert nichts, er macht sichtbar, was vor der Lohnübergabe zu klären ist.

Der DATEV-Lohn-Export liefert eine CSV mit 16 Spalten, deutschem Zahlenformat und Datumsformat TT.MM.JJJJ. Eine Kraft kann mit mehreren Zeilen erscheinen, wenn ihre Schichten über verschiedene Sätze aufgelöst wurden.

Daneben gibt es „An Buchhaltung senden“. Das verschickt den serverseitig erzeugten Export protokolliert per Mail an die in den Einstellungen hinterlegte Adresse. Ohne eingerichtetes Ziel passiert nichts, die Funktion ist im Auslieferungszustand aus.

Wichtig: Der Status „versendet“ bestätigt die Annahme durch den Mailanbieter. Er sagt nicht, dass DATEV oder Lexware den Beleg importiert hat.

Darüber hinaus gibt es den Übergabelauf. Er friert die Lohnzahlen eines Monats als nummerierten Stand ein und erzeugt daraus die Datei für das Lohnbüro. Ändert sich danach noch etwas am Monat, wird die Abweichung als Delta gegen diesen Stand ausgewiesen, statt still zu verschwinden. Ein Lauf lässt sich mit Begründung zurücksetzen.

Das Zeitkonto läuft über ein Modell, also ein Regelwerk, das du einmal anlegst und mehreren Kräften zuweist. Angelegt wird es in den Einstellungen unter Lohn, zugewiesen am Mitarbeiter im Reiter Vertrag und Personal. Ohne zugewiesenes Modell gibt es kein Konto. Als Basis braucht es zusätzlich die Vertragsstunden und die vertraglichen Arbeitstage; fehlt eines von beiden, sagt die Karte das.

Angezeigt werden der aktuelle Stand, die Grenzen des Modells und der Monatsverlauf mit Soll, Ist, Gutschrift, Korrektur und Saldo.

Grenzen. Ein Modell hat eine Untergrenze, also wie weit das Konto ins Minus darf, und eine Obergrenze für die Plusstunden. Beides wird in Stunden eingegeben und minutengenau gespeichert. Der Saldo wird an diesen Grenzen gekappt, das Konto läuft also nicht unbegrenzt weiter.

Das kostet niemanden Lohn. Der Lohn rechnet nicht über das Zeitkonto, sondern über die anrechenbare Zeit aus dem Stundenreport. Bei Stundenlohn wird jede angerechnete Minute in dem Monat vergütet, in dem sie angefallen ist, unabhängig davon, was das Konto anzeigt. Das Konto ist daneben eine Soll-Ist-Führung, kein Topf, aus dem bezahlt wird.

Beim Festbezug liegt der Fall anders, denn dort ist der Monatsbetrag fest und die Mehrzeit lebt genau in diesem Konto. Setze die Obergrenze deshalb so, dass sie im Alltag nicht erreicht wird, und pflege eine Auszahlungsschwelle darunter. Dann wird abgebaut oder ausgezahlt, bevor die Grenze überhaupt greift.

Auszahlung. Ist eine Auszahlungsschwelle gepflegt, erscheint ab diesem Stand ein Auszahlungsvorschlag. Zahlst du aus, wird das als Lohnposition und zugleich als negative Korrektur auf dem Konto gebucht, die Stunden sind danach also nicht doppelt vorhanden.

Korrekturen gibt es. Über „Korrektur buchen" trägst du ganze Minuten mit Vorzeichen ein, ein Grund ist Pflicht. Das geht nur in offenen Monaten; festgeschriebene Monate sind gesperrt, siehe Periodenabschluss.

Jahresübertrag. Je Modell entscheidet ein Schalter, ob der Stand ins neue Jahr wandert. Im Auslieferungszustand ist er an. Schaltest du ihn aus, wird der Dezember-Endstand ausgewiesen und der Januar startet bei null.

Was nicht aufs Konto zählt: Lohnarten lassen sich als „vom Arbeitszeitkonto ausschließen" kennzeichnen. Diese Minuten werden ausgezahlt und nicht zusätzlich gutgeschrieben. Ein Freiwunsch wirkt sich ebenfalls nicht auf das Konto aus.

Drei Einstellungen bestimmen, wie die Vorschau rechnet und was im Export steht. Jede hat ein eigenes Kapitel:

• Lohnarten und Zuschlagsregeln: die Nummern deines Lohnprogramms, frei kombinierbare Zuschlagsregeln und das Berechnungsverhalten samt Zeitrundung.
• Tarifgebiete: datierte Grund- und Tätigkeitssätze je Gebiet. Der Einsatzort hat Vorrang vor der Zuordnung an der Kraft.
• Lohnübergabe: Format und Läufe für die Übergabe an das Lohnbüro.

Steht eine Kraft auf Standby, weist die Vorschau in der Zeile darauf hin. Bereits geleistete Arbeit bleibt vergütet.