Gestione delle assenze per servizi di sicurezza

La gestione delle assenze è la sequenza che va dalla segnalazione alla nuova copertura del turno: registrare l'assenza, valutare la lacuna, trovare un sostituto qualificato, ottenere la conferma, aggiornare il piano e il cliente. Nella maggior parte delle aziende, tutto questo avviene tramite telefono, gruppi WhatsApp e comunicazioni verbali. Proprio per questo richiede molto tempo e in seguito non è documentabile.

Quando un operatore comunica un'assenza, il turno scoperto diventa una pratica: il turno interessato è subito visibile come lacuna, il sistema propone operatori adatti e il turno aperto può essere segnalato anche agli operatori disponibili tramite la borsa dei turni. Su richiesta, l'agente IA per le sostituzioni si occupa di contattarli in sequenza.

Il sostituto più rapido non serve se viola il periodo di riposo di 11 ore o non possiede la qualifica richiesta. Ogni proposta viene verificata rispetto ad ArbZG, qualifica e incarichi esistenti prima ancora di essere mostrata.

La pratica indica chi è stato contattato e quando, chi ha confermato e quando il turno è stato nuovamente coperto. Questo aiuta non solo nella fatturazione, ma anche quando un committente vuole sapere perché un posto è rimasto temporaneamente scoperto.