Ausfallmanagement

L'Ausfallmanagement, ossia la gestione delle assenze improvvise, comprende tutti i passaggi necessari quando un addetto pianificato non può iniziare un turno: registrare la segnalazione, valutare la scopertura, cercare un sostituto, ottenere una conferma, aggiornare il Dienstplan ed eventualmente il committente.

Nel settore della sicurezza non è un tema marginale. I siti devono essere coperti per contratto senza interruzioni, quindi una postazione non coperta non è solo un problema organizzativo, ma una possibile violazione contrattuale. Allo stesso tempo, le assenze si verificano tipicamente quando negli uffici amministrativi è presente meno personale: la sera, di notte e nel fine settimana.

Il vero lavoro raramente consiste nella pianificazione, ma nel contatto. Chi è professionalmente idoneo, chi è disponibile, per chi è rispettata la Ruhezeit e chi risponde al telefono. Molte aziende gestiscono il processo con elenchi di chiamate e gruppi WhatsApp, con il noto effetto collaterale che in seguito nessuno può dimostrare chi è stato contattato e quando.

Dal punto di vista del software, un buon Ausfallmanagement è composto da tre parti: una preselezione verificata in base alle regole, un contatto graduale dei candidati e una documentazione completa del processo.