Loon en toeslagen

Eén regel per beveiliger met totale uren, aandeel nacht, zondag en feestdag, loontarief, basisloon, toeslagen en bruto.

Uitdrukkelijk niet inbegrepen: loonbelasting, sociale verzekeringen en netto. Dat doet de salarisadministratie.

Entgeltfortzahlung, dus loondoorbetaling, daarentegen wel, mits de bijbehorende schakelaar aanstaat. Dan staan goedgekeurde ziekte en vakantie als afzonderlijke regels in het voorbeeld. Bij levering staat de schakelaar uit, dan verschijnen goedgekeurde afwezigheden alleen als melding en worden ze niet betaald. Hoe er wordt gerekend en waar de schakelaar staat, lees je bij Loonsoorten en toeslagregels.

De basis is de meetellende tijd uit het Urenrapport, dus hetzelfde getal dat ook op de factuur terechtkomt. Als daar tijdafronding is ingesteld, rekent het loon met het afgeronde getal.

De toeslagklassen overlappen, ze zijn niet gescheiden. Een zondagnacht telt zowel mee voor het nachtaandeel als voor het zondagaandeel, omdat § 3b EStG dat toestaat.

Daaruit volgt een punt waarop je je gemakkelijk kunt verrekenen: de kolom „Std-Gesamt“ in de export is geen som van de afzonderlijke kolommen en mag niet zo worden gelezen. Precies daarom is er ook geen kolom „Std-Normal“, want bij aftrek zou elk dubbel gekwalificeerd uur tweemaal worden afgetrokken.

Standaard is 25 procent ingesteld voor de nacht, 50 procent voor zondag en 100 procent voor feestdagen. Het nachtvenster loopt van 20 tot 6 uur. Dit alles kan in de instellingen worden gewijzigd.

De classificatie gebeurt per minuut in Duitse lokale tijd, zodat de overgang tussen zomer- en wintertijd correct wordt verwerkt.

Ook hier geldt de meest specifieke opgeslagen waarde: een Festbezug gaat voor alles, het basisloon is dan het vaste bedrag en een objecttoeslag vervalt. Daaronder geldt voor de beveiliger een tätigkeitsbezogener Stundenlohn, dus een functiegebonden uurloon. Als laatste geldt het Standard-Stundenlohn, dus het standaarduurloon.

Daarnaast kan per object en medewerkerscategorie een loontoeslag zijn opgeslagen. Die verhoogt alleen het basisloon, nooit de procentuele toeslagen.

Als elk tarief ontbreekt, verschijnt de waarschuwing „Geen loontarief opgeslagen“. Er wordt niet stilzwijgend met nul gerekend.

Grens: De software controleert geen minimumloon per activiteit of per Bundesland, dus per Duitse deelstaat. Er zijn wel Tätigkeits-Stundenlöhne, dus functiegebonden uurlonen, per beveiliger. Dat is iets anders.

Het aandeel voor feestdagen wordt uit het kalenderjaar berekend, zonder externe dienst. Naast de landelijke dagen gelden de regels van het ingestelde Bundesland. Pasen wordt berekend, Buß- und Bettag als de woensdag voor 23 november.

Er worden 22 landen ondersteund. Bij een land buiten Duitsland geldt alleen het nationale tarief, regio's worden daar niet beoordeeld. De controle voor nacht en zondag blijft in alle gevallen gebaseerd op Duitse lokale tijd.

Het brutovoorbeeld controleert elke regel aan de hand van het wettelijke minimumloon dat op de betreffende dienstdatum geldt. Balerion Security levert de wettelijke tarieven en hun geldigheid mee en houdt ze actueel. Als een basisuurloon daaronder ligt, verschijnt de melding „Minimumloon onderschreden“ bij de beveiliger en de betreffende loongroep, net als de bestaande tariefmelding.

Wat je moet doen: Controleer en verhoog het loontarief van de beveiliger of de activiteit, zie „Welk loontarief geldt“. De melding blokkeert niets, maar maakt zichtbaar wat voor de loonoverdracht moet worden opgehelderd.

De DATEV-georiënteerde loonexport levert een CSV met 16 kolommen, Duitse getalnotatie en datumnotatie TT.MM.JJJJ. Een beveiliger kan met meerdere regels verschijnen als de diensten tegen verschillende tarieven zijn berekend. Het is geen gecertificeerd importformaat; de overname wordt met het loonbureau afgestemd.

Daarnaast is er „Naar boekhouding verzenden“. Daarmee wordt de door de server gemaakte export geregistreerd per e-mail verzonden naar het adres dat in de instellingen is opgeslagen. Zonder ingesteld doel gebeurt er niets, de functie staat bij levering uit.

Belangrijk: De status „verzonden“ bevestigt de acceptatie door de e-mailprovider. Deze zegt niet dat DATEV of Lexware het document heeft geïmporteerd.

Daarnaast is er de Übergabelauf. Deze bevriest de looncijfers van een maand als een genummerde stand en maakt daaruit het bestand voor de salarisadministratie. Als daarna nog iets in de maand verandert, wordt de afwijking als verschil ten opzichte van deze stand getoond in plaats van stilzwijgend te verdwijnen. Een run kan met een reden worden teruggezet.

Het Arbeitszeitkonto, oftewel de werktijdrekening, werkt met een model, dus een regelwerk dat je eenmaal aanmaakt en aan meerdere beveiligers toewijst. Je maakt het aan in de instellingen onder Loon en wijst het bij de medewerker toe op het tabblad Contract en personeel. Zonder toegewezen model is er geen rekening. Als basis zijn daarnaast de contracturen en de contractuele werkdagen nodig. Als een van beide ontbreekt, meldt de kaart dat.

Getoond worden de actuele stand, de grenzen van het model en het maandverloop met norm, werkelijk, tegoed, correctie en saldo.

Grenzen. Een model heeft een ondergrens, dus hoe ver de rekening in de min mag staan, en een bovengrens voor de plusuren. Beide worden in uren ingevoerd en tot op de minuut opgeslagen. Het saldo wordt op deze grenzen afgetopt, de rekening loopt dus niet onbeperkt door.

Hierdoor loopt niemand loon mis. Het loon wordt niet via de werktijdrekening berekend, maar via de meetellende tijd uit het Urenrapport. Bij een uurloon wordt elke meetellende minuut betaald in de maand waarin deze is ontstaan, ongeacht wat de rekening aangeeft. De rekening is daarnaast een registratie van norm en werkelijk, geen pot waaruit wordt betaald.

Bij Festbezug ligt dit anders, want daar staat het maandbedrag vast en worden de extra uren juist in deze rekening bijgehouden. Stel de bovengrens daarom zo in dat deze in de dagelijkse praktijk niet wordt bereikt en leg daaronder een uitbetalingsdrempel vast. Dan worden uren afgebouwd of uitbetaald voordat de grens wordt bereikt.

Uitbetaling. Als een uitbetalingsdrempel is opgeslagen, verschijnt vanaf die stand een uitbetalingsvoorstel. Betaal je uit, dan wordt dit als loonpost en tegelijk als negatieve correctie op de rekening geboekt. De uren zijn daarna dus niet dubbel aanwezig.

Correcties zijn mogelijk. Via „Correctie boeken“ voer je hele minuten met een plus- of minteken in. Een reden is verplicht. Dat kan alleen in open maanden. Definitief vastgelegde maanden zijn geblokkeerd, zie Periodeafsluiting.

Jaaroverdracht. Met een schakelaar bepaal je per model of de stand naar het nieuwe jaar wordt overgedragen. Bij levering staat deze aan. Zet je hem uit, dan wordt de eindstand van december getoond en begint januari op nul.

Wat niet voor de rekening meetelt: Loonsoorten kunnen als „uitsluiten van de werktijdrekening“ worden gemarkeerd. Deze minuten worden uitbetaald en niet ook nog bijgeschreven. Een Freiwunsch, een verzoek om vrij, heeft evenmin invloed op de rekening.

Drie instellingen bepalen hoe het voorbeeld rekent en wat in de export staat. Elke instelling heeft een eigen hoofdstuk:

• Loonsoorten en toeslagregels: de nummers van je loonpakket, vrij te combineren toeslagregels en het berekeningsgedrag inclusief tijdafronding.
• Tariefgebieden: gedateerde basis- en activiteitstarieven per gebied. De inzetlocatie heeft voorrang op de koppeling bij de beveiliger.
• Loonoverdracht: formaat en runs voor de overdracht aan de salarisadministratie.

Heeft een beveiliger de status Standby, dan wijst het voorbeeld daar in de regel op. Reeds verricht werk blijft vergoed.