Urenrapport

Elke regel toont drie waarden die je uit elkaar moet houden:

• Geplande tijd: de geplande duur van de dienst min de bij de dienst opgeslagen pauze.
• Werkelijke tijd: van check-in tot check-out. Als de check-out ontbreekt, wordt tot het einde van de dienst gerekend, maar uiterlijk tot nu. De pauze wordt niet van de werkelijke tijd afgetrokken.
• Meetellend: het getal dat telt. Dit vormt de basis voor loon en factuur.

In principe wordt de geplande tijd afgerekend, niet de geklokte tijd. Daaruit volgen drie zaken die in de praktijk regelmatig vragen oproepen:

• Wie langer blijft, krijgt de extra tijd pas na goedkeuring meegerekend.
• Wie eerder vertrekt, wordt toch op basis van de geplande tijd afgerekend. Minder tijd verlaagt de meetellende tijd niet.
• Wie helemaal niet incheckt, wordt eveneens op basis van de geplande tijd afgerekend. De regel verschijnt echter pas na het einde van de dienst.

Er is één uitzondering: als een dienst voortijdig eindigt omdat de beveiliger zich ziek meldt, ontstaat ongedekte tijd. Die telt pas mee na een aparte goedkeuring, zie hieronder.

Desgewenst wordt de meetellende tijd op een interval afgerond. Dit stel je in onder Instellingen, kaart Berekeningsgedrag: interval 5, 10, 15 of 30 minuten, richting rekenkundig, naar beneden of naar boven afronden.

Er wordt precies één keer afgerond, op één plek in de urenberekening. Rapport, loon, analyse en werktijdrekening lezen daarom hetzelfde getal.

Alleen regels met een volledig paar klokregistraties worden beïnvloed. Regels die volgens de planning worden afgerekend, lopende diensten en regels zonder check-out blijven tot op de minuut nauwkeurig.

Bij levering staat afronding uit, er wordt tot op de minuut nauwkeurig gerekend. Interval en richting kunnen alleen samen worden ingesteld of samen worden leeggemaakt.

Als de werkelijke tijden uit een prikklok of een extern systeem komen, kunnen ze via „Tijden importeren“ in het urenrapport worden ingelezen.

Het bestand heeft de kopregel personalnummer;datum;von;bis nodig, een komma wordt ook als scheidingsteken herkend. Datum als TT.MM.JJJJ of JJJJ-MM-TT, tijd als HH:MM. Als de eindtijd kleiner dan of gelijk aan de starttijd is, geldt deze als de volgende dag. Een bestaande kolom „pause“ wordt bewust genegeerd en per regel bevestigd.

Eerst verschijnt een voorbeeld dat niets opslaat. Per regel staat daar een status: Gereed, Geen resultaat, Niet eenduidig, Buiten de grenzen, Geblokkeerd of Onjuist. De toewijzing gebeurt via personeelsnummer en startdag. Meerdere toewijzingen op dezelfde dag geven „Niet eenduidig“.

De import controleert precies dezelfde regels als handmatige invoer, dus gelden dezelfde grenzen: een periode van hoogstens 24 uur, check-in hoogstens 12 uur voor de geplande start, check-out hoogstens 12 uur na het geplande einde. Een afgesloten maand geeft „Geblokkeerd“ in plaats van een afbreking. Bij het toepassen wordt elke regel opnieuw gecontroleerd, het voorbeeld wordt niet blind overgenomen.

Het bestand mag 1 MB groot zijn.

Extra tijd ten opzichte van de planning staat eerst tussen haakjes als „open“ en telt in geen enkel totaal mee. Eén klik op „Goedkeuren“ maakt deze meetellend, een tweede klik trekt de goedkeuring in.

Elke goedkeuring en elke intrekking komt in het logboek. Omdat de meetellende tijd zowel de basis voor het loon als voor de factuur is, wijzigt één klik in het urenrapport beide tegelijk.

Alle zichtbare goedkeuren verwerkt de volledige gefilterde periode in één keer, ook bij meerdere honderden inzetten. De goedkeuring wordt in pakketten verwerkt, je ziet alleen het resultaat.

Als een beveiliger zich tijdens de dienst ziek meldt en een vervanger het overneemt, wordt de post gesplitst. Als de vervanger te laat incheckt, blijft er een gat.

Deze minuten worden niet stilzwijgend afgerekend. Ze verschijnen met de markering „Ongedekt“ en vereisen, net als overuren, een uitdrukkelijke goedkeuring. Alleen de wegens ziekte beëindigde regel van een meervoudig bezette post kan ongedekte tijd bevatten.

Per inzet is er een goedkeuringsstatus, open of goedgekeurd, plus markeringen zoals „Check-in ontbreekt“, „Check-out ontbreekt“, „Afwijking“ en „Overuren open“. De afwijkingsmarkering verschijnt bij meer dan 15 minuten verschil tussen gepland en werkelijk.

Alleen een afgeronde inzet kan worden goedgekeurd, dus een inzet met check-out of met de status „niet verschenen“ respectievelijk „afgewezen“. Voor regels zonder check-out is er een uitdrukkelijke aparte werkwijze die de geplande uren goedkeurt en daarbij bewust geen tijdstip verzint.

De totalen worden altijd over de volledige set regels berekend, ook als bovenaan op „alleen open“ is gefilterd.

De filters voor beveiliger, object en klant zijn zoekvelden: typen, uit de voorstellen kiezen, klaar. Er wordt pas gefilterd na het kiezen van een persoon of item. Alleen een tekstfragment verandert het rapport niet. Het veld leegmaken verwijdert het filter.

De voorstellen komen uit het volledige bestand. Ook bij zeer veel beveiligers, objecten of klanten vindt de zoekfunctie elk item.