Zarządzanie nieobecnościami w ochronie

Zarządzanie nieobecnościami to ciąg działań od zgłoszenia do ponownego obsadzenia zmiany: rejestracja nieobecności, ocena luki, znalezienie wykwalifikowanego zastępstwa, uzyskanie zgody, aktualizacja grafiku i informacji dla klienta. W większości firm odbywa się to przez telefon, grupy WhatsApp i ustne ustalenia, dlatego trwa długo i później nie można tego udokumentować.

Gdy pracownik zgłasza nieobecność, brak obsady zmiany staje się procesem: dana zmiana jest natychmiast widoczna jako luka, system proponuje odpowiednich pracowników, a otwartą zmianę można dodatkowo zgłosić dostępnym osobom przez giełdę zmian. Agent AI do zastępstw może kolejno kontaktować się z kandydatami.

Najszybsze zastępstwo nic nie daje, jeśli narusza 11-godzinny okres odpoczynku Ruhezeit albo nie ma wymaganych kwalifikacji. Każda propozycja jest sprawdzana pod kątem ArbZG, kwalifikacji i istniejących przydziałów, zanim w ogóle się pojawi.

W procesie zapisano, z kim i kiedy się kontaktowano, kto się zgodził oraz kiedy zmiana została ponownie obsadzona. Pomaga to nie tylko przy rozliczeniu, lecz także wtedy, gdy zleceniodawca chce wiedzieć, dlaczego stanowisko było czasowo nieobsadzone.