Zarządzanie nagłymi nieobecnościami

Zarządzanie nagłymi nieobecnościami obejmuje wszystkie kroki potrzebne, gdy zaplanowany pracownik nie może rozpocząć zmiany: rejestrację zgłoszenia, ocenę luki w obsadzie, poszukiwanie zastępstwa, uzyskanie potwierdzenia, aktualizację grafiku oraz, w razie potrzeby, poinformowanie zleceniodawcy.

W branży ochrony nie jest to kwestia drugorzędna. Zgodnie z umowami obiekty muszą być obsadzone przez całą dobę, dlatego nieobsadzone stanowisko jest nie tylko problemem organizacyjnym, lecz także możliwym naruszeniem umowy. Jednocześnie nieobecności są zwykle zgłaszane wtedy, gdy w administracji pracuje najmniej osób: wieczorem, w nocy i w weekend.

Rzeczywisty nakład pracy rzadko wynika z planowania, zwykle wiąże się z kontaktowaniem się z pracownikami. Kto ma odpowiednie kwalifikacje, kto jest dostępny, komu pozwala na to okres odpoczynku i kto w ogóle odbiera telefon. Wiele firm realizuje ten proces za pomocą list telefonicznych i grup WhatsApp, czego znanym skutkiem ubocznym jest późniejszy brak możliwości wykazania, kogo i kiedy zapytano.

Od strony oprogramowania dobre zarządzanie nagłymi nieobecnościami składa się z trzech części: wstępnego wyboru zgodnego z regułami, etapowego kontaktowania się z kandydatami oraz pełnej dokumentacji procesu.