Выставление счетов и контроллинг

Почасовую ставку можно настроить на нескольких уровнях: на объекте, в прайс-листе клиента, в сделке, в заказе и как стандартную ставку клиента. Всегда применяется самая конкретная настроенная ставка. Ставка объекта имеет приоритет над прайс-листом, прайс-лист над ставкой заказа, а стандартная ставка применяется последней.

Сделка представляет собой прайс-лист по категориям сотрудников, который можно одновременно назначить нескольким клиентам. Если для категории указана суточная ставка, она заменяет почасовые позиции и надбавки, а не добавляется к ним.

Если цена оказалась неожиданной: причина почти всегда в ставке на более конкретном уровне, о которой забыли. Начните проверку с объекта и последовательно переходите к общим уровням.

Если ставок нет совсем, создание черновика прерывается с сообщением, вместо неявного расчета по нулевой цене.

Внимание, отличие от заработной платы: в счете каждая минута получает надбавку ровно один раз, применяется более высокая надбавка. При расчете заработной платы надбавки складываются, поскольку это допускает § 3b EStG. Поэтому не сравнивайте напрямую столбец надбавки в счете со столбцом в расчете заработной платы.

Количество представляет собой учитываемое время, то есть плановое время плюс утвержденные сверхурочные часы. Фильтр «только сверенные часы» по умолчанию выключен, поэтому в счет можно включить и непроверенное время.

Созданные счета рассчитываются с фиксированной ставкой 19 процентов и сроком оплаты 14 дней. Для счетов, созданных вручную, доступны 19, 7 и 0 процентов.

Номер счета формируется из префикса, года и последовательного номера и присваивается без пропусков. Кредитовые ноты используют ту же последовательность номеров.

Цепочка статусов: черновик, утвержден, отправлен, открыт, оплачен, аннулирован. Каждый переход проверяет предыдущий статус, отправленный счет больше нельзя редактировать.

Кредитовая нота меняет знаки позиций на отрицательные, получает статус «открыта» и одновременно переводит исходный счет в статус «аннулирован».

Система напоминаний запускается автоматически один раз в день до полудня, уровни применяются после 1 дня, 14 дней и 28 дней просрочки. После уровня 3 новые напоминания не отправляются.

Экспортируются отправленные, открытые и оплаченные счета, а также все кредитовые ноты, с фильтрацией по дате счета. Если период не указан, используется текущий месяц.

Столбцы «Счет», «Корреспондирующий счет» и «Налоговый ключ» намеренно остаются пустыми, поскольку единый план счетов клиента не настроен. Предполагаемое стандартное значение могло бы привести к ошибочной проводке.

Если вы списываете средства с клиентов прямым дебетованием, Balerion Security создает банковский файл в формате pain.008.

Для этого нужны три условия: ваш идентификационный номер кредитора, IBAN и BIC в настройках, способ оплаты прямым дебетованием у клиента с номером мандата, датой подписания и IBAN, а также хотя бы один подходящий счет. По умолчанию у клиента выбран способ оплаты по счету, прямое дебетование нужно включить явно.

Файл создается из списка счетов либо для отмеченных записей, либо по предельной дате оплаты. Включаются только утвержденные и отправленные счета клиентов с прямым дебетованием, у которых нет даты оплаты. Кредитовые ноты не включаются.

Если каких-либо данных нет, сообщение точно перечисляет недостающие поля, а неполный файл не создается. Дата исполнения в файле устанавливается на два календарных дня в будущем.

Экспорт ничего не изменяет. Статус счета и дата оплаты остаются прежними, платеж проводится как и раньше.

В предложениях есть свободное поле для примечания. Его можно редактировать в черновике, оно отображается в строке предложения и в PDF предложения под строкой срока действия. На счета это не влияет.

Вверху находятся карточки показателей за выбранный период, ниже валовая прибыль с детализацией, затем три подробных отчета: выручка по клиентам, часы по объектам и активность сотрудников. Подробные отчеты используют общую панель переключения, всегда виден только один из них, у каждого есть собственный экспорт CSV. Последнее выбранное представление сохраняется в браузере.

Маржа компании на карточках равна выручке за вычетом расходов на заработную плату и приобретенные услуги субподрядчиков. Это только ориентировочный показатель, постоянные расходы, налоги и амортизация не учитываются.

Карточка «Еще не выставлено» показывает расчетное время периода, по которому еще нет счета. Если за период выставлено больше, чем подлежит расчету, например из-за включения в счет услуг предыдущего месяца, значение остается равным нулю, а вместо отрицательного числа отображается указание на превышение.

Раздел «Валовая прибыль» показывает по каждому клиенту выручку, расходы, валовую прибыль в евро, ее долю в процентах и отработанные часы. Строку клиента можно развернуть до объектов, отдельных смен и назначенных сотрудников. Зеленый цвет означает положительную валовую прибыль, красный отрицательную.

Эти числа представляют детализацию тех же значений, которые используются для счетов и предварительного расчета заработной платы, отдельного механизма расчета нет. Делегированные смены отмечены меткой «Sub», расходом для них считается вознаграждение субподрядчика. Если для делегированной смены нет закупочной ставки, вместо предполагаемого нуля в расходах и валовой прибыли отображается прочерк.

Знак предупреждения в строке означает время без цены: для этих минут не удается определить почасовую ставку, их выручка равна нулю. Что нужно сделать: настройте ставку, см. раздел «Какая почасовая ставка применяется», после этого строка за период будет полностью оценена.

Если строка темно-красная: разверните ее до смены. Частые причины: слишком низкая почасовая ставка клиента, дорогие отдельные смены или месячные выплаты сотруднику, распределенные на небольшое количество смен.

Вкладка «Книга продаж» в разделе счетов представляет собой непрерывный реестр всех выставленных счетов за период: номер, дата, клиент, сумма без налога, налог, сумма с налогом, статус, даты оплаты и аннулирования, итоговые строки и экспорт CSV. Черновики не отображаются, поскольку они еще не выставлены. Аннулированные счета остаются видимыми, их кредитовая нота находится в отдельной строке рядом.

Книга также проверяет последовательность номеров: если номер в непрерывном ряду отсутствует, отображается пропуск. Что означает пропуск: отсутствующий номер был присвоен, но счет находится вне выбранного периода или года. Расширьте период и проверьте, книга ничего не исправляет автоматически и не изменяет счета.

Для клиента можно настроить округление времени при выставлении счетов: шаг 5, 10, 15, 30 или 60 минут и направление вверх, вниз или математически. Параметр находится в карточке клиента в разделе расчетов.

После настройки правило применяется к каждой смене до формирования позиций счета, начиная со следующего создания черновика. Уже созданные счета и черновики не изменяются, заработная плата также всегда остается без изменений, округляется только время для счета.

Если параметр не задан, округление не применяется и расчет как прежде выполняется с точностью до минуты.