Отчет по часам

В каждой строке показаны три значения, которые нужно различать:

• Плановое время: запланированная длительность смены за вычетом перерыва, указанного для смены.
• Фактическое время: от регистрации начала до регистрации окончания работы. Если окончание не зарегистрировано, расчет выполняется до конца смены, но не позже текущего момента. Перерыв из фактического времени не вычитается.
• Учитываемое время: значение, которое участвует в расчете. Оно является основой для заработной платы и счета.

Основой расчета всегда является плановое время, а не зарегистрированное. Из этого следуют три особенности, которые на практике регулярно вызывают вопросы:

• Если сотрудник остается дольше, дополнительное время учитывается только после утверждения.
• Если сотрудник уходит раньше, в расчет все равно включается плановое время. Недоработка не уменьшает учитываемое время.
• Если сотрудник вообще не регистрирует начало работы, в расчет также включается плановое время. Однако строка появляется только после окончания смены.

Есть одно исключение: если смена заканчивается досрочно из-за сообщения сотрудника о болезни, возникает непокрытое время. Оно учитывается только после отдельного утверждения, см. ниже.

При необходимости учитываемое время округляется с заданным шагом. Параметр находится в настройках, карточка Параметры расчета: шаг 5, 10, 15 или 30 минут, направление математически, вниз или вверх.

Округление выполняется ровно один раз в одном месте расчета часов. Поэтому отчет, заработная плата, анализ и счет рабочего времени используют одно и то же значение.

Округляются только строки с полной парой отметок. Строки с расчетом по плану, текущие смены и строки без отметки об окончании сохраняют точность до минуты.

В исходной конфигурации округление выключено, расчет выполняется с точностью до минуты. Шаг и направление можно только задать или очистить вместе.

Если фактическое время поступает из терминала учета или внешней системы, его можно импортировать через функцию «Импортировать время» в отчете по часам.

Файл должен содержать строку заголовка personalnummer;datum;von;bis, запятая также распознается как разделитель. Дата в формате TT.MM.JJJJ или JJJJ-MM-TT, время в формате HH:MM. Если время окончания меньше или равно времени начала, оно относится к следующему дню. Существующий столбец «pause» намеренно игнорируется, для каждой строки выводится соответствующее сообщение.

Сначала отображается предварительный просмотр, который ничего не записывает. Каждая строка получает статус: Готово, Совпадений нет, Неоднозначно, За пределами, Заблокировано или Ошибка. Сопоставление выполняется по табельному номеру и дню начала, несколько назначений в один день дают статус «Неоднозначно».

Импорт проверяет те же правила, что и ручной ввод, поэтому действуют одинаковые ограничения: интервал не более 24 часов, начало работы не более чем за 12 часов до планового начала, окончание не более чем через 12 часов после планового окончания. Для закрытого месяца отображается статус «Заблокировано» вместо прерывания. При применении каждая строка проверяется заново, данные предварительного просмотра не принимаются без проверки.

Размер файла может составлять до 1 MB.

Дополнительное время сверх плана сначала указано в скобках со статусом «открыто» и не входит ни в одну сумму. Нажатие «Утвердить» делает его учитываемым, повторное нажатие отменяет утверждение.

Каждое утверждение и каждая отмена записываются в журнал. Поскольку учитываемое время одновременно является основой заработной платы и счета, одно нажатие в отчете по часам изменяет оба расчета.

Утвердить все видимые обрабатывает весь отфильтрованный период за один раз, даже если в нем несколько сотен смен. Утверждение выполняется пакетами, вы видите только результат.

Если сотрудник сообщает о болезни во время смены и его заменяет другой сотрудник, пост делится. Если сменщик регистрирует начало работы с опозданием, возникает промежуток.

Эти минуты не включаются в расчет автоматически. Они получают пометку «Не покрыто» и, как сверхурочные часы, требуют явного утверждения. Непокрытое время может быть только в строке заболевшего сотрудника на посту с несколькими назначениями.

У каждой смены есть статус утверждения: открыто или утверждено, а также пометки, например «Нет регистрации начала», «Нет регистрации окончания», «Отклонение» и «Сверхурочные открыты». Пометка отклонения появляется, если разница между плановым и фактическим временем превышает 15 минут.

Утвердить можно только завершенную смену, то есть смену с регистрацией окончания или статусом «не явился» либо «отклонено». Для строк без регистрации окончания существует отдельный явный способ утверждения плановых часов, при котором система намеренно не создает временную отметку.

Итоговые суммы всегда рассчитываются по полному набору строк, даже если сверху установлен фильтр «только открытые».

Фильтры сотрудника, объекта и клиента являются поисковыми полями: введите текст, выберите вариант из предложений, готово. Фильтр применяется только после выбора человека или записи, простой фрагмент текста не изменяет отчет. Очистка поля удаляет фильтр.

Предложения формируются по всей базе, поэтому поиск находит любую запись даже при очень большом количестве сотрудников, объектов или клиентов.