Schema och planering

Pass dras med pekaren, ändras i längd, delas, dupliceras och bemannas genom att dra. Ett nytt pass skapas genom att dra på ett tomt spår, vid behov skapas då även ett uppdrag. Rutnätet har intervall på 15 minuter.

Det finns dagsvy, veckovy och månadsvy samt ett separat veckoschema med PDF-utskrift, en sida per medarbetare.

Månadsvyn kan växlas mellan två visningssätt: Rutnät visar medarbetare över dagar, Dagslista visar dag efter dag under varandra. På smala skärmar och med många medarbetare är dagslistan den mer lättlästa av de två. När vyn öppnas hoppar den till dagens datum.

I veckoschemat visar varje passruta objektets namn, inte längre bara passets beteckning. När ett pass dras till en medarbetare där markeras raderna grönt för de medarbetare som redan känner till objektet från de senaste månaderna. Avgörande är de objekt där medarbetaren regelbundet har arbetat, ett enstaka uppdrag för flera månader sedan ger alltså ingen markering. Även detta är ett förslag, inte ett godkännande.

Ångra görs med Ctrl+Z respektive Cmd+Z, upp till 20 steg. Flytt, storleksändring, paus, delning, tilldelning och borttagning av tilldelning kan ångras. Det går inte att ångra att skapa uppdrag, delegera eller radera.

Till vänster på tavlan finns listan över medarbetare som används för bemanning. Den visar mer än vad som först syns:

• Gruppera efter ordinarie objekt. En knapp under sökfältet sorterar listan efter det objekt där medarbetaren har arbetat oftast under de senaste månaderna. Medarbetare utan arbetshistorik visas som en egen grupp sist. Reglaget är alltid avstängt när sidan öppnas och inställningen sparas inte.
• Återstående önsketimmar. Under namnet står hur mycket som återstår av månadens önskade timantal, eller med varningsfärg hur mycket medarbetaren redan ligger över. Raden visas bara om önskade timmar per månad har angetts för medlemmen.
• Planerade medarbetare tonas ned. I dagsvyn visas medarbetare som redan har en tilldelning den dagen svagare, med texten ”redan planerad idag”, och flyttas till slutet av listan. Ett rent erbjudande på börsen räknas inte som planerat.
• Information vid dragning. Om du drar en redan planerad medarbetare i dagsvyn visas en upplysning med personens tidsintervall för dagen medan du drar.

Nedtoning och information är upplysningar, inte spärrar. Det går fortfarande att släppa, kontrollen sker som alltid först vid tilldelningen. Båda finns bara i dagsvyn.

Nattpass löper över två kalenderdagar och visas som två staplar, texten fortsätter att visa de faktiska tiderna.

En asymmetri som ofta skapar förvirring: Det går att rita och dra i kanten över midnatt, men en flytt stannar inom dagen. Den som vill flytta ett nattpass en dag kan inte göra det genom att flytta.

Planeringsläget är till för förberedelser: Du planerar en hel vecka utan att någon i teamet märker något och publicerar allt på en gång när du är klar.

När läget är aktivt visas etiketten ”Planeringsläge aktivt” ovanför tavlan. Då gäller följande:

• Nya pass skapas som utkast. Utkast är osynliga för medarbetarna och utlöser ingen avisering.
• Tilldelningar till befintliga pass samlas som preliminära tilldelningar. De visas streckade på tavlan och namnet syns. Vid denna tidpunkt är ingen ännu inplanerad.

Bockmarkeringen ”Publicera” räknar ihop utkast och preliminära tilldelningar. När du klickar planeras varje preliminär tilldelning in separat och går då igenom samma kontroller som en vanlig tilldelning. Om en av dem leder till en konflikt eller om du avbryter en dialog förblir just den öppen och meddelas till dig, de övriga genomförs.

Det röda X:et kasserar båda. Bekräftelsedialogen anger de faktiska antalen så att du inte råkar kasta bort en halv veckas arbete.

Två detaljer: Läget gäller bara under den pågående sessionen, ett planeringsläge som har aktiverats förblir alltså inte aktivt i flera dagar. De preliminära tilldelningarna överlever däremot en omladdning och kan fortfarande publiceras. De är dessutom knutna till din webbläsare, en kollega ser dem inte.

Reglaget finns bara i Disposition. Passchemat skapar ingenting självt, där finns alltså inget att publicera. Utkast förblir dock synliga även där med sin markering.

Alla bemanningsvägar går igenom samma kontroll, oavsett om det sker genom att dra i schemat, via börsen eller genom ersättningsagenten. Det finns ingen enklare väg förbi reglerna. Följande kontrolleras: aktiv medarbetare, behörighet som krävs, objektspärr, insatsgodkännande för objektet, godkänd frånvaro, dubbelbokning och kraven i Arbeitszeitgesetz. Om tilldelningen avvisas anger meddelandet orsaken.

Dessutom kontrolleras om passet över huvud taget kan bemannas. Pass som har delegerats till en underleverantör eller redan avslutats avvisas. Om uppdraget tillhör en organisationsenhet måste medarbetaren tillhöra denna enhet när passet börjar, antingen som hemenhet eller genom en utlåning.

En upplysning som besparar en supportfråga: Om kontrollen meddelar ”Medarbetaren hittades inte” trots att medarbetaren finns i listan är enheten nästan alltid orsaken. Lösningen är då att låna ut medarbetaren till enheten eller att anpassa uppdragets enhet.

Det som gäller är passets början, inte tidpunkten för planeringen. Ett utlåningsintervall måste alltså omfatta dagen för passet.

Det här erbjuds du inte ens: I bemanningsförslagen döljs medarbetare som redan har ett annat pass vid den aktuella tiden eller en godkänd frånvaro. Där de ändå visas är de märkta med ”upptagen” eller ”frånvarande”. Inaktiva medarbetare och medarbetare med statusen Standby föreslås inte heller. Detta gäller enhetligt för snabbbemanning, passbemanning och bemanning på översikten.

Om kontrollen enligt ArbZG: Den hjälper er, men ersätter inte er kontrollskyldighet som arbetsgivare. Kontrollera alltid att långa arbetspass och korta viloperioder är tillåtna även enligt ert Tarifvertrag och er Betriebsvereinbarung. Endast dubbelbokning och Arbeitszeitgesetz kan åsidosättas, och bara med en motivering, se nedan.

Planeringen kan åsidosätta dubbelbokning och ArbZG, då krävs en motivering på 10 till 500 tecken. Behörighet och objektspärr kan aldrig åsidosättas, och när en medarbetare själv tar ett pass finns ingen möjlighet att åsidosätta något.

En separat rättighet: Åsidosättning kräver en separat rättighet som du tilldelar medvetet. Den medföljande rollen ”Disponent” innehåller den inte. Kontrollera efter varje ändring i rollhanteringen vilka som har den.

Om ett bemannat pass tilldelas på nytt ersätter den nya medarbetaren den tidigare. Om den tidigare medarbetaren redan hade checkat in checkas personen ut korrekt i stället för att tilldelningen avvisas, så att den arbetade tiden kan faktureras.

Livekartan har inte längre en egen sida, den är nu Översikten. Där visas objekten samt de incheckade och förväntade medarbetarna på en karta som uppdateras automatiskt.

För varje objekt visar ett popupfönster hur många medarbetare som är på plats, när den senaste incheckningen gjordes och, vid underbemanning, ett larm med förhållandet mellan antalet på plats och antalet som krävs. Därifrån leder ”Öppna insatsplan” direkt till objektets insatscenter.

Delarna i teckenförklaringen till vänster kan visas och döljas var för sig om kartan blir för full.

”Bemanna automatiskt” föreslår medarbetare för alla synliga öppna pass, uteslutande som utkast, utan avisering. Medan körningen pågår ligger en laddningsindikator över tavlan. Därefter sammanfattar en dialog vad som bemannades och vad som inte bemannades, varje obemannat pass får en orsak i klartext.

Pass i det förflutna bemannas inte längre. De visas i resultatet som en samlad rad med exakt denna motivering i stället för att döljas bakom ”ingen lämplig medarbetare hittades”. Detta är det vanligaste fallet när en vald period sträcker sig bakåt i tiden.

Om filter har angetts visar dialogen dessutom hur många synliga positioner som därför lämnades oförändrade.

Förslaget prioriterar medarbetare som redan känner till objektet, tar hänsyn till en rättvis fördelning av arbetspassen och till korta resvägar. Om önskade timmar per månad har angetts för en medarbetare beaktas dessutom hur många som återstår under den aktuella månaden.

Vad du själv kan påverka: Önskade timmar hanterar du under Team, medlem, fliken Avtal och personal. Ett registrerat eget fordon förbättrar möjligheten att tas med i beräkningen för objekt längre bort. Utan något av detta fortsätter allt som vanligt, medarbetaren föreslås fortfarande normalt.

Det enda som ingår är administrativa planeringsuppgifter: genomförda arbetspass på objektet, planerade och önskade timmar per månad, tidpunkten för den senaste kontakten och avståndet. Beteendedata som svarsandel eller accepteringsandel ingår uttryckligen inte, det är ett medvetet beslut med hänsyn till KI-Verordnung.