Timrapport

Varje rad visar tre värden som måste hållas isär:

• Planerad tid: det planerade arbetspassets längd minus den rast som har angetts för tjänsten.
• Faktisk tid: från incheckning till utcheckning. Om utcheckningen saknas räknas tiden fram till arbetspassets slut, dock högst fram till nu. Rasten dras inte av från den faktiska tiden.
• Tillgodoräknad: den siffra som räknas. Den ligger till grund för lön och faktura.

Avräkningen utgår alltid från den planerade tiden, inte den stämplade tiden. Det leder till tre saker som regelbundet väcker frågor i praktiken:

• Den som stannar längre får den extra tiden tillgodoräknad först efter ett godkännande.
• Den som går tidigare avräknas ändå enligt den planerade tiden. Minustid minskar inte den tillgodoräknade tiden.
• Den som inte checkar in alls avräknas också enligt den planerade tiden. Raden visas dock först när arbetspasset är slut.

Det finns ett undantag: om ett arbetspass avslutas i förtid på grund av att personalen sjukanmäler sig uppstår tid utan täckning. Den räknas först efter ett separat godkännande, se nedan.

Om så önskas avrundas den tillgodoräknade tiden till ett intervall. Detta ställs in under Inställningar, kortet Beräkningsbeteende: intervall på 5, 10, 15 eller 30 minuter, med matematisk avrundning, avrundning nedåt eller avrundning uppåt.

Avrundningen görs exakt en gång, på ett enda ställe i timberäkningen. Rapport, lön, analys och arbetstidskonto använder därför samma siffra.

Endast rader med ett komplett stämplingspar berörs. Rader som avräknas enligt plan, pågående arbetspass och rader utan utcheckning förblir minutexakta.

I leveransläget är avrundningen avstängd, beräkningen är minutexakt. Intervall och riktning kan endast anges tillsammans eller rensas tillsammans.

Om de faktiska tiderna kommer från en stämpelklocka eller ett externt system kan de läsas in via ”Importera tider” i timrapporten.

Filen måste ha rubrikraden personalnummer;datum;von;bis. Komma identifieras också som avgränsare. Datum ska anges som TT.MM.JJJJ eller JJJJ-MM-TT och tid som HH:MM. Om sluttiden är mindre än eller lika med starttiden räknas den som följande dag. En befintlig kolumn ”pause” ignoreras avsiktligt och detta bekräftas per rad.

Först visas en förhandsgranskning som inte sparar något. Där visas en status för varje rad: Klar, Ingen träff, Tvetydig, Utanför gränserna, Spärrad eller Felaktig. Matchningen görs med personalnummer och startdag. Flera tilldelningar samma dag ger statusen ”Tvetydig”.

Importen kontrollerar exakt samma regler som manuell inmatning, alltså gäller samma gränser: högst 24 timmars period, incheckning högst 12 timmar före planerad start och utcheckning högst 12 timmar efter planerat slut. En avslutad månad ger ”Spärrad” i stället för att avbryta. När importen tillämpas kontrolleras varje rad igen. Förhandsgranskningen övertas inte utan ny kontroll.

Filen får vara 1 MB stor.

Extra tid jämfört med planen visas först inom parentes som ”öppen” och räknas inte med i någon summa. Ett klick på ”Godkänn” gör den tillgodoräknad, ett andra klick tar tillbaka godkännandet.

Varje godkännande och varje återkallelse hamnar i protokollet. Eftersom den tillgodoräknade tiden ligger till grund för både lön och faktura påverkar ett klick i timrapporten båda samtidigt.

Godkänn alla synliga behandlar hela den filtrerade perioden på en gång, även vid flera hundra insatser. Godkännandet sker i paket, du ser bara resultatet.

Om någon sjukanmäler sig under arbetspasset och en ersättare tar över delas posten. Om ersättaren checkar in för sent återstår en lucka.

Dessa minuter avräknas inte utan vidare. De visas med markeringen ”Utan täckning” och kräver, precis som övertid, ett uttryckligt godkännande. Endast den rad som avslutats på grund av sjukdom i en flerbemannad post kan innehålla tid utan täckning.

Varje insats har en godkännandestatus, öppen eller godkänd, samt markeringar som ”Incheckning saknas”, ”Utcheckning saknas”, ”Avvikelse” och ”Övertid öppen”. Avvikelsemarkeringen visas vid mer än 15 minuters skillnad mellan planerad och faktisk tid.

Endast en avslutad insats kan godkännas, alltså en med utcheckning eller med statusen ”inte påbörjad” respektive ”avvisad”. För rader utan utcheckning finns en uttrycklig speciallösning som godkänner de planerade timmarna och avsiktligt inte hittar på någon tidsstämpel.

Summorna beräknas alltid från den fullständiga raduppsättningen, även om filtret ”endast öppna” är valt högst upp.

Filtren för personal, objekt och kund är sökfält: skriv, välj bland förslagen, klart. Rapporten filtreras först när en person respektive en post har valts. Ett rent textfragment ändrar inte rapporten. Om fältet töms tas filtret bort.

Förslagen hämtas från hela beståndet. Även vid mycket stora mängder personal, objekt eller kunder hittar sökningen varje post.