Lön och tillägg

En rad per medarbetare med totalt antal timmar, natt-, söndags- och helgdagsandel, lönesats, grundlön, tillägg och bruttolön.

Följande ingår uttryckligen inte: löneskatt, socialförsäkring och nettolön. Det hanteras av lönekontoret.

Entgeltfortzahlung, alltså fortsatt löneutbetalning, ingår däremot om reglaget för detta är på. Då visas godkänd sjukfrånvaro och semester som egna rader i förhandsgranskningen. I leveransläget är reglaget avstängt. Då visas godkänd frånvaro endast som information och ersätts inte. Hur beräkningen görs och var reglaget finns beskrivs under Lönearter och tilläggsregler.

Underlaget är den tillgodoräknade tiden från Timrapporten, alltså samma siffra som också används på fakturan. Om tidsavrundning har ställts in där beräknas lönen med den avrundade siffran.

Tilläggsklasserna är överlappande, inte separata. En söndagsnatt räknas både som nattandel och söndagsandel, eftersom § 3b EStG tillåter det.

Det leder till en punkt där det är lätt att räkna fel: kolumnen ”Timmar totalt” i exporten är inte summan av de enskilda kolumnerna och får inte läsas så. Av just den anledningen finns inte heller någon kolumn ”Normala timmar”. Ett avdrag skulle dra av varje dubbelt kvalificerad timme två gånger.

Förinställningen är 25 procent på natten, 50 procent på söndagar och 100 procent på helgdagar. Nattperioden löper från 20 till 6. Allt detta kan ändras i inställningarna.

Klassificeringen görs minut för minut enligt tysk lokal tid, så att tidsomställningen hanteras korrekt.

Även här gäller det mest specifika angivna värdet: En fast lön har företräde framför allt annat. Grundlönen är då det fasta beloppet och ett objekttillägg utgår inte. Därefter gäller medarbetarens aktivitetsbaserade timlön och sist medarbetarens standardtimlön.

Dessutom kan ett lönetillägg anges per objekt och medarbetarkategori. Det höjer bara grundlönen, aldrig de procentuella tilläggen.

Om alla satser saknas visas varningen ”Ingen lönesats har angetts”. Beräkningen använder inte noll utan att meddela det.

Gräns: Programvaran kontrollerar inte någon minimilön per aktivitet eller förbundsland. Det som finns är aktivitetsbaserade timlöner per medarbetare, vilket är något annat.

Helgdagsandelen beräknas från kalenderåret utan någon extern tjänst. Utöver de rikstäckande dagarna gäller reglerna i det valda förbundslandet. Påsken beräknas och Buß- und Bettag infaller på onsdagen före den 23. November.

22 länder stöds. För ett land utanför Tyskland gäller endast den nationella satsen. Regioner utvärderas inte där. Kontrollen av natt och söndag följer alltid tysk lokal tid.

Bruttoförhandsvisningen kontrollerar varje rad mot den lagstadgade minimilön som gäller på datumet för respektive arbetspass. Balerion Security innehåller de lagstadgade satserna med deras giltighet och håller dem aktuella. Om en grundtimlön ligger under den visas informationen ”Minimilönen underskrids” för personen och den berörda lönegruppen, på samma sätt som den befintliga tariffinformationen.

Vad som behöver göras: Kontrollera och höj personens eller aktivitetens lönesats, se ”Vilken lönesats som gäller”. Informationen blockerar ingenting. Den visar vad som måste klargöras före överlämningen till lönehanteringen.

Den DATEV-orienterade löneexporten ger en CSV-fil med 16 kolumner, tyskt talformat och datumformatet TT.MM.JJJJ. En medarbetare kan visas på flera rader om arbetspassen har beräknats med olika satser. Den är inget certifierat importformat; övertagandet stäms av med lönekontoret.

Dessutom finns ”Skicka till bokföringen”. Då skickas den export som skapats på servern via e-post till adressen i inställningarna och händelsen protokollförs. Utan ett konfigurerat mål händer inget. Funktionen är avstängd i leveransläget.

Viktigt: Statusen ”skickad” bekräftar att e-postleverantören har tagit emot meddelandet. Den säger inte att DATEV eller Lexware har importerat underlaget.

Dessutom finns en överlämningskörning. Den fryser lönesiffrorna för en månad som ett numrerat läge och skapar filen för lönekontoret utifrån detta. Om något i månaden ändras efteråt visas avvikelsen som ett delta mot detta läge i stället för att försvinna utan meddelande. En körning kan återställas med en motivering.

Ett Arbeitszeitkonto, alltså ett arbetstidskonto, bygger på en modell, alltså ett regelverk som du skapar en gång och tilldelar flera medarbetare. Modellen skapas i inställningarna under Lön och tilldelas medarbetaren på fliken Avtal och personal. Utan en tilldelad modell finns inget konto. Som grund krävs dessutom avtalstimmar och avtalade arbetsdagar. Om någon av uppgifterna saknas anges det på kortet.

Aktuellt saldo, modellens gränser och månadsutvecklingen med planerad tid, faktisk tid, tillgodoräknande, korrigering och saldo visas.

Gränser. En modell har en nedre gräns, alltså hur långt kontot får gå på minus, och en övre gräns för plustimmar. Båda anges i timmar och sparas med minutprecision. Saldot begränsas vid dessa gränser, så kontot fortsätter inte obegränsat.

Detta minskar inte någons lön. Lönen beräknas inte via arbetstidskontot, utan utifrån den tillgodoräknade tiden i Timrapporten. Vid timlön betalas varje tillgodoräknad minut under den månad då den uppstod, oberoende av vad kontot visar. Kontot är en separat uppföljning av planerad och faktisk tid, inte en pott som lönen betalas ur.

Vid Festbezug, alltså fast lön, är det annorlunda, eftersom månadsbeloppet är fast och de extra timmarna samlas på just detta konto. Ställ därför in den övre gränsen så att den inte nås i den dagliga verksamheten och ange en utbetalningströskel under den. Då minskas saldot eller betalas timmarna ut innan gränsen börjar gälla.

Utbetalning. Om en utbetalningströskel har angetts visas ett utbetalningsförslag när saldot når denna nivå. När du genomför utbetalningen bokförs den som en lönepost och samtidigt som en negativ korrigering på kontot. Timmarna är alltså inte dubbelt registrerade därefter.

Korrigeringar är möjliga. Under ”Bokför korrigering” anger du hela minuter med plus- eller minustecken. En motivering krävs. Det går endast i öppna månader. Fastställda månader är spärrade, se Periodavslut.

Årsöverföring. För varje modell avgör ett reglage om saldot förs över till det nya året. I leveransläget är det på. Om du stänger av det visas slutsaldot för december och januari börjar på noll.

Det som inte räknas på kontot: Lönearter kan märkas med ”uteslut från arbetstidskontot”. Dessa minuter betalas ut och tillgodoräknas inte dessutom. Freiwunsch, alltså ett önskemål om en ledig dag, påverkar inte heller kontot.

Tre inställningar avgör hur förhandsgranskningen räknar och vad som står i exporten. Var och en har ett eget kapitel:

• Lönearter och tilläggsregler: numren i ditt löneprogram, fritt kombinerbara tilläggsregler och beräkningssättet inklusive tidsavrundning.
• Tariffområden: daterade grund- och aktivitetssatser per område. Insatsplatsen har företräde framför medarbetarens tilldelning.
• Löneöverföring: format och körningar för överföringen till lönebyrån.

Om en medarbetare har statusen Standby anges detta på raden i förhandsgranskningen. Redan utfört arbete förblir ersatt.