Työvuorosuunnitelma ja resursointi

Työvuoroja vedetään osoittimella, niiden pituutta muutetaan, niitä jaetaan ja monistetaan sekä miehitetään vetämällä. Uusi vuoro luodaan vetämällä tyhjälle riville. Samalla luodaan tarvittaessa toimeksianto. Ruudukon väli on 15 minuuttia.

Käytettävissä ovat päivä-, viikko- ja kuukausinäkymä sekä erillinen viikkosuunnitelma, jonka PDF-tulosteessa on yksi sivu vartijaa kohti.

Kuukausinäkymässä voi vaihtaa kahden esitystavan välillä: Ruudukko näyttää työntekijät päivien mukaan, ja Päiväluettelo näyttää päivät peräkkäin. Kapeilla näytöillä ja silloin, kun vartijoita on paljon, päiväluettelo on näistä kahdesta luettavampi. Näkymä siirtyy avattaessa tähän päivään.

Viikkosuunnitelmassa jokainen työvuorokortti näyttää kohteen nimen, ei enää pelkkää vuoron nimikettä. Kun vuoro vedetään vartijalle, vihreinä korostuvat niiden vartijoiden rivit, jotka tuntevat kohteen jo viime kuukausilta. Ratkaisevaa ovat kohteet, joissa vartija on työskennellyt säännöllisesti. Yksittäinen työskentelykerta kuukausia sitten ei siis korosta riviä. Tämäkin on ehdotus, ei hyväksyntä.

Kumoaminen toimii näppäinyhdistelmällä Ctrl+Z tai Cmd+Z ja kattaa 20 vaihetta. Kumottavia toimintoja ovat siirtäminen, koon muuttaminen, tauko, jakaminen, osoittaminen ja osoituksen poistaminen. Ei kumottavia toimintoja ovat toimeksiannon luominen, delegointi ja poistaminen.

Suunnittelunäkymän vasemmalla puolella on vartijaluettelo, josta vuorot miehitetään. Se näyttää enemmän tietoja kuin ensi silmäyksellä huomaa:

• Ryhmittely vakituisen kohteen mukaan. Hakukentän alla oleva painike järjestää luettelon sen kohteen perusteella, jossa vartija on ollut useimmin viime kuukausina. Vartijat, joilla ei ole työhistoriaa, ovat omana ryhmäänsä lopussa. Valitsin on aina pois käytöstä sivua avattaessa, eikä asetusta muisteta.
• Jäljellä olevat toivetunnit. Nimen alla näkyy, kuinka paljon kuukausittaisesta toivetuntimäärästä on vielä jäljellä. Jos määrä on jo ylitetty, ylitys näkyy varoitusvärillä. Rivi näkyy vain, jos jäsenelle on tallennettu kuukausittaiset toivetunnit.
• Varatut vartijat himmennettyinä. Päivänäkymässä vartijat, joilla on jo osoitus kyseisenä päivänä, näytetään vaaleampina, merkitään "jo varattu tänään" -huomautuksella ja siirretään luettelon loppuun. Pelkkää työvuoropörssin tarjousta ei lasketa varaukseksi.
• Vetämisen huomautus. Kun päivänäkymässä vedetään jo varattua vartijaa, vetämisen aikana näytetään huomautus hänen tämän päivän aikaväleistään.

Himmennys ja huomautus ovat ohjeita, eivät estoja. Pudottaminen on edelleen mahdollista, ja tarkistus tehdään tavalliseen tapaan vasta osoituksen yhteydessä. Molemmat ovat käytettävissä vain päivänäkymässä.

Yövuorot jatkuvat kahden kalenteripäivän yli ja näkyvät kahtena palkkina. Selitteessä näkyvät edelleen todelliset kellonajat.

Säännöllisesti hämmentävä epäsymmetria: Piirtäminen ja reunasta vetäminen voivat ylittää keskiyön, mutta siirtäminen pysyy saman päivän sisällä. Yövuoroa ei siis voi siirtää yhdellä päivällä siirtotoiminnolla.

Suunnittelutila on valmistelua varten: voit suunnitella kokonaisen viikon niin, ettei kukaan tiimissä huomaa sitä, ja hyväksyä lopuksi kaiken yhdellä kertaa.

Kun tila on käytössä, suunnittelunäkymän yläpuolella näkyy tunniste "Suunnittelutila aktiivinen". Tällöin:

• Uudet työvuorot luodaan luonnoksina. Luonnokset eivät näy vartijoille eivätkä lähetä ilmoituksia.
• Osoitukset olemassa oleviin työvuoroihin kerätään alustaviksi varauksiksi. Ne näkyvät suunnittelunäkymässä katkoviivalla ja nimi on näkyvissä. Tässä vaiheessa ketään ei ole vielä resursoitu.

"Hyväksy"-valintamerkki laskee luonnokset ja alustavat varaukset yhteen. Napsautettaessa jokainen alustava varaus resursoidaan erikseen ja käy läpi samat tarkistukset kuin tavallinen osoitus. Jos varaus aiheuttaa ristiriidan tai keskeytät valintaikkunan, juuri se jää avoimeksi ja siitä ilmoitetaan. Muut käsitellään.

Punainen X hylkää molemmat. Vahvistusikkuna näyttää todelliset määrät, jotta et vahingossa hylkää puolen viikon työtä.

Kaksi tarkennusta: Tila koskee vain nykyistä istuntoa, joten kerran käyttöön otettu suunnittelutila ei jää päälle useiksi päiviksi. Alustavat varaukset säilyvät sivun uudelleenlatauksessa ja voidaan edelleen hyväksyä. Ne ovat lisäksi sidottuja selaimeesi, eikä kollega näe niitä.

Valitsin on käytettävissä vain resursoinnissa. Vuoroluettelo ei itse luo mitään, joten siellä ei olisi mitään hyväksyttävää. Luonnokset näkyvät kuitenkin merkittyinä myös siellä.

Kaikki miehitystavat käyvät läpi saman tarkistuksen riippumatta siitä, vedetäänkö vartija suunnitelmassa, käytetäänkö pörssiä vai hoitaako sijaisagentti osoituksen. Sääntöjen kiertämiseen ei ole lievempää tapaa. Tarkistettavia asioita ovat aktiivinen vartija, vaadittu pätevyys, kohde-esto, kohteen työskentelyhyväksyntä, hyväksytty poissaolo, päällekkäinen varaus ja Arbeitszeitgesetz-lain vaatimukset. Jos osoitus hylätään, ilmoitus kertoo syyn.

Lisäksi tarkistetaan, voiko työvuoron ylipäätään miehittää. Alihankkijalle delegoidut ja jo päättyneet vuorot hylätään. Jos toimeksianto kuuluu organisaatioyksikköön, vartijan on vuoron alkaessa kuuluttava tähän yksikköön joko kotiyksikkönsä tai lainauksen kautta.

Huomautus, joka säästää tukipyynnöltä: Jos tarkistus ilmoittaa "vartijaa ei löydy", vaikka vartija näkyy luettelossa, syynä on lähes aina yksikkö. Vartija on tällöin lainattava yksikköön tai toimeksiannon yksikköä on muutettava.

Ratkaiseva ajankohta on työvuoron alku, ei suunnittelun ajankohta. Lainausajan on siis katettava työvuoropäivä.

Mitä sinulle ei edes ehdoteta: Miehitysehdotuksista piilotetaan vartijat, joilla on kyseisenä aikana jo toinen työvuoro tai hyväksytty poissaolo. Jos he kuitenkin näkyvät, heillä on merkintä "varattu" tai "poissa". Myöskään passiivisia tai Standby-tilassa olevia vartijoita ei ehdoteta. Tämä koskee samalla tavalla pikamiehitystä, työvuoron miehitystä ja yleisnäkymän miehitystoimintoa.

ArbZG-tarkistuksesta: Se tukee teitä, mutta ei korvaa työnantajan tarkistusvelvollisuutta. Tarkistakaa pitkien työjaksojen ja lyhyiden lepoaikojen sallittavuus aina myös Tarifvertrag-sopimuksen ja Betriebsvereinbarung-asiakirjan perusteella. Vain päällekkäinen varaus ja Arbeitszeitgesetz-vaatimukset voi ohittaa ja silloinkin vain perustelulla. Katso jäljempänä.

Työvuorosuunnittelu voi ohittaa päällekkäisen varauksen ja ArbZG-vaatimukset. Tällöin vaaditaan perustelu, jonka pituus on vähintään 10 ja enintään 500 merkkiä. Pätevyyttä ja kohde-estoa ei voi ohittaa koskaan, eikä vartija voi ohittaa mitään ottaessaan vuoron itse.

Erillinen oikeus: Ohittaminen vaatii erillisen oikeuden, joka annetaan tietoisesti. Mukana toimitettu "Työvuorosuunnittelija"-rooli ei sisällä sitä. Tarkista jokaisen roolihallinnan muutoksen jälkeen, kenellä oikeus on.

Kun miehitetty työvuoro osoitetaan uudelleen, uusi vartija korvaa vanhan. Jos vanha vartija on jo tehnyt check-in-kirjauksen, hänelle tehdään asianmukainen check-out hylkäyksen sijaan. Näin tehty työaika voidaan edelleen laskuttaa.

Reaaliaikaisella kartalla ei enää ole omaa sivua, vaan se on Yleisnäkymä. Kartalla näkyvät kohteet, check-in-kirjauksen tehneet vartijat ja odotetut vartijat, ja kartta päivittyy automaattisesti.

Kunkin kohteen ponnahdusikkuna näyttää paikalla olevien vartijoiden määrän, viimeisimmän check-in-ajan sekä alimiehitystilanteessa hälytyksen, jossa verrataan paikalla olevien ja tarvittavien määrää. Sieltä "Avaa toimintasuunnitelma" vie suoraan kohteen toimintakeskukseen.

Vasemman reunan selitteen kohdat voi näyttää ja piilottaa yksitellen, jos kartta on liian täynnä.

"Miehitä automaattisesti" ehdottaa vartijoita kaikkiin näkyviin avoimiin työvuoroihin ainoastaan luonnoksina ja ilman ilmoituksia. Ajon aikana suunnittelunäkymän päällä näkyy latausilmaisin. Sen jälkeen valintaikkuna tekee yhteenvedon miehitetyistä ja miehittämättömistä vuoroista sekä näyttää jokaiselle miehittämättömälle vuorolle selväkielisen syyn.

Menneitä työvuoroja ei enää miehitetä. Ne näkyvät tuloksessa yhtenä koontirivinä juuri tällä perustelulla, eivätkä ne tekeydy virheeksi "sopivaa vartijaa ei löytynyt". Tämä on yleisin tilanne, kun valittu ajanjakso ulottuu menneisyyteen.

Jos suodattimia on asetettu, valintaikkuna kertoo lisäksi, kuinka monta näkyvää paikkaa jätettiin niiden vuoksi muuttamatta.

Ehdotus suosii vartijoita, jotka tuntevat kohteen ennestään. Se huomioi työtehtävien oikeudenmukaisen jakautumisen ja lyhyen työmatkan. Jos vartijalle on tallennettu kuukausittaiset toivetunnit, huomioon otetaan lisäksi se, kuinka paljon niitä on jäljellä kuluvassa kuussa.

Mihin voit itse vaikuttaa: Toivetunnit ylläpidetään kohdassa Tiimi, Jäsen, Sopimus ja henkilöstö -välilehti. Oma ajoneuvo parantaa vartijan huomioimista kauempana sijaitsevissa kohteissa. Ilman näitä tietoja mikään ei muutu, vaan vartijaa ehdotetaan edelleen normaalisti.

Mukana ovat yksinomaan hallinnolliset suunnittelutekijät: kohteessa tehdyt työvuorot, suunnitellut ja toivotut kuukausitunnit, viimeisimmän yhteydenoton ajankohta ja etäisyys. Käyttäytymistietoja, kuten vastaus- tai hyväksymisastetta, ei nimenomaisesti käytetä. Tämä on tietoinen päätös KI-Verordnung-sääntelyn vuoksi.