Tuntiraportti

Jokaisella rivillä näkyy kolme arvoa, jotka on erotettava toisistaan:

• Suunniteltu aika: työvuoron suunniteltu kesto, josta on vähennetty tehtävälle määritetty tauko.
• Toteutunut aika: check-inin ja check-outin välinen aika. Jos check-out puuttuu, aika lasketaan työvuoron loppuun, kuitenkin enintään nykyhetkeen. Taukoa ei vähennetä toteutuneesta ajasta.
• Huomioitava aika: ratkaiseva luku. Se on palkan ja laskun peruste.

Laskennan perusteena on aina suunniteltu aika, ei kirjattu aika. Tästä seuraa kolme käytännön asiaa, joista kysytään säännöllisesti:

• Pidemmäksi aikaa jääneen vartijan lisäaika huomioidaan vasta hyväksymisen jälkeen.
• Aiemmin lähtevän vartijan laskenta perustuu silti suunniteltuun aikaan. Alittava aika ei vähennä huomioitavaa aikaa.
• Myös kokonaan ilman check-iniä jääneen vartijan laskenta perustuu suunniteltuun aikaan. Rivi tulee kuitenkin näkyviin vasta työvuoron päätyttyä.

Poikkeus on yksi: jos työvuoro päättyy ennenaikaisesti vartijan sairausilmoituksen vuoksi, syntyy kattamatonta aikaa. Se huomioidaan vasta erillisen hyväksymisen jälkeen, katso jäljempänä.

Huomioitava aika voidaan pyöristää haluttuun jakoon. Asetus löytyy kohdasta Asetukset, Laskentatapa-kortti: jako 5, 10, 15 tai 30 minuuttia, suunta tavallinen pyöristys, alaspäin tai ylöspäin.

Pyöristys tehdään täsmälleen kerran yhdessä ainoassa tuntien laskentakohdassa. Raportti, palkka, analyysi ja työaikatili käyttävät siksi samaa lukua.

Tämä koskee vain rivejä, joilla on täydellinen kirjauspari. Suunnitelman mukaan laskettavat rivit, käynnissä olevat työvuorot ja rivit ilman check-outia pysyvät minuutintarkkoina.

Pyöristys ei ole oletuksena käytössä, vaan laskenta tehdään minuutintarkasti. Jako ja suunta voidaan vain asettaa tai tyhjentää yhdessä.

Jos toteutuneet ajat tulevat kellokorttilaitteesta tai ulkoisesta järjestelmästä, ne voi tuoda tuntiraportin toiminnolla "Tuo ajat".

Tiedoston otsikkorivin on oltava personalnummer;datum;von;bis, ja myös pilkku tunnistetaan erottimeksi. Päivämäärän muoto on TT.MM.JJJJ tai JJJJ-MM-TT ja kellonajan HH:MM. Jos loppuaika on pienempi tai yhtä suuri kuin alkuaika, sen katsotaan olevan seuraavana päivänä. Mahdollinen sarake "pause" ohitetaan tarkoituksella, ja tästä ilmoitetaan jokaisella rivillä.

Ensin näytetään esikatselu, joka ei kirjoita mitään. Jokaisella rivillä näkyy tila: Valmis, Ei osumaa, Moniselitteinen, Rajojen ulkopuolella, Lukittu tai Virheellinen. Kohdistus tehdään henkilönumeron ja aloituspäivän perusteella. Useat osoitukset samana päivänä tuottavat tilan "Moniselitteinen".

Tuonti tarkistaa täsmälleen samat säännöt kuin käsinsyöttö, joten rajat ovat samat: jakso enintään 24 tuntia, check-in enintään 12 tuntia ennen suunniteltua alkua ja check-out enintään 12 tuntia suunnitellun lopun jälkeen. Suljettu kuukausi tuottaa tilan "Lukittu" keskeytyksen sijaan. Käyttöönoton yhteydessä jokainen rivi tarkistetaan uudelleen, eikä esikatselua hyväksytä sellaisenaan.

Tiedoston enimmäiskoko on 1 MB.

Suunnitellun ajan ylittävä aika näkyy aluksi sulkeissa tilassa "avoin", eikä sitä lasketa mihinkään summaan. Ensimmäinen napsautus kohdassa "Hyväksy" tekee siitä huomioitavaa aikaa, ja toinen peruu hyväksynnän.

Jokainen hyväksyntä ja peruminen kirjataan lokiin. Koska huomioitava aika on sekä palkan että laskun peruste, yksi napsautus tuntiraportissa muuttaa molempia samanaikaisesti.

Hyväksy kaikki näkyvät käsittelee koko suodatetun ajanjakson kerralla, vaikka työtehtäviä olisi useita satoja. Hyväksyntä tehdään erissä, ja näet vain tuloksen.

Jos vartija ilmoittautuu sairaaksi työvuoron aikana ja sijainen ottaa tehtävän vastaan, tehtävä jaetaan. Jos sijainen tekee check-inin myöhässä, väliin jää aukko.

Näitä minuutteja ei lasketa mukaan huomaamatta. Ne näkyvät tunnisteella "Kattamaton" ja vaativat ylityön tavoin nimenomaisen hyväksynnän. Vain sairauden vuoksi päättynyt rivi usean vartijan tehtävässä voi sisältää kattamatonta aikaa.

Jokaisella työtehtävällä on hyväksyntätila, avoin tai hyväksytty, sekä tunnisteita kuten "Check-in puuttuu", "Check-out puuttuu", "Poikkeama" ja "Ylityö avoin". Poikkeama-tunniste näkyy, kun suunnitellun ja toteutuneen ajan ero on yli 15 minuuttia.

Vain valmis työtehtävä voidaan hyväksyä, eli tehtävä, jolla on check-out tai tila "ei aloitettu" tai "hylätty". Riveille ilman check-outia on erillinen menettely, joka hyväksyy suunnitellut tunnit eikä tarkoituksella keksi mitään aikaleimaa.

Summat lasketaan aina kaikista riveistä, vaikka ylhäällä olisi käytössä suodatin "vain avoimet".

Vartijan, kohteen ja asiakkaan suodattimet ovat hakukenttiä: kirjoita, valitse ehdotuksista, valmis. Raportti suodatetaan vasta, kun henkilö tai merkintä on valittu. Pelkkä tekstikatkelma ei muuta raporttia. Kentän tyhjentäminen poistaa suodattimen.

Ehdotukset haetaan koko aineistosta. Haku löytää jokaisen merkinnän myös silloin, kun vartijoita, kohteita tai asiakkaita on erittäin paljon.