Lohnübergabe

Einstellungen, Bereich Lohn, Karte Lohnübergabe. Zur Wahl stehen zwei Formate:

• Universelles CSV-Langformat für die Abstimmung mit dem Lohnbüro.
• DATEV-orientiertes Textformat mit Berater- und Mandantennummer. Die Beraternummer hat 1 bis 7 Ziffern, die Mandantennummer 1 bis 5.

Wichtig, damit es beim Lohnbüro keinen Ärger gibt: Das Textformat ist dokumentiert, aber kein zertifiziertes LODAS-Importformat. Stimme den ersten Lauf mit deinem Lohnbüro ab, bevor du ihn produktiv nutzt.

Der Hinweis steht auch direkt auf der Karte. Er ist bewusst dort, weil ein falsch angenommenes Importformat erst am Monatsende auffällt.

Die Läufe liegen auf einer eigenen Unterseite: im Lohn die Karte „Übergabe an das Lohnbüro", dann „Übergabe öffnen".

Ein Lauf umfasst genau einen vollständigen Kalendermonat. Ein angeschnittener Zeitraum wird abgelehnt, damit kein halber Monat beim Lohnbüro landet.

Der Lauf friert den Monatsstand als nummerierten Beleg ein und erzeugt die Datei zum Herunterladen. Zwei Hinweise können dabei erscheinen:

• Fehlende Personalnummern. Die Datei wird trotzdem erzeugt, die betroffenen Felder bleiben leer. Der Hinweis nennt die Zahl der Kräfte.
• Periode noch nicht gesperrt. Der Lauf entsteht trotzdem, der Hinweis erinnert nur daran. Sauberer ist die Reihenfolge Periode schließen, dann übergeben.

Fehlen Stammdaten der gewählten Schnittstelle, etwa die Beraternummer, sagt die Meldung genau, welche.

Unter den Läufen steht „Änderungen seit letzter Übergabe": je Zeile die Kraft, die Lohnart und der Wert vorher und aktuell, gekennzeichnet als Neu, Geändert oder Entfallen.

Damit lässt sich eine Nachübergabe belegen, ohne zwei Dateien nebeneinanderzulegen. Gibt es keinen aktiven Lauf, wird der gesamte Monatsstand als neu angezeigt.

Der Verlauf listet je Lauf Nummer, Schnittstelle, Erstellungsdatum, Zeilenzahl, Summe und Status. Ein Lauf ist Aktiv oder Zurückgesetzt, der Monat entsprechend Übergeben am oder Noch nicht übergeben.

Ein Lauf lässt sich zurücksetzen, dafür ist eine Begründung von 10 bis 500 Zeichen Pflicht. Er verschwindet nicht, sondern bleibt in der Historie sichtbar und zählt nur nicht mehr als übergeben und nicht mehr für die Differenzrechnung. So bleibt nachvollziehbar, dass es ihn gab.

Nicht verwechseln: Der Übergabe-Lauf ist etwas anderes als „An Buchhaltung senden". Das eine friert einen nummerierten Stand ein, das andere verschickt eine Auswertung per E-Mail.