Loonoverdracht

Instellingen, onderdeel Loon, kaart Loonoverdracht. Je kunt kiezen uit twee formaten:

• Universeel CSV-langformaat voor de afstemming met de salarisadministratie.
• DATEV-georiënteerd tekstformaat met adviseursnummer en klantnummer. Het adviseursnummer heeft 1 tot 7 cijfers, het klantnummer 1 tot 5.

Belangrijk om problemen met de salarisadministratie te voorkomen: Het tekstformaat is gedocumenteerd, maar geen gecertificeerd LODAS-importformaat. Stem de eerste run af met je salarisadministratie voordat je deze productief gebruikt.

De melding staat ook rechtstreeks op de kaart. Dat is bewust zo, omdat een onjuist verondersteld importformaat pas aan het einde van de maand opvalt.

De runs staan op een eigen subpagina: open bij Loon de kaart „Overdracht aan de salarisadministratie“ en kies daarna „Overdracht openen“.

Een run omvat precies één volledige kalendermaand. Een gedeeltelijke periode wordt afgewezen, zodat er geen halve maand bij de salarisadministratie terechtkomt.

De run bevriest de maandstand als genummerd bewijsstuk en maakt het downloadbare bestand. Daarbij kunnen twee meldingen verschijnen:

• Ontbrekende personeelsnummers. Het bestand wordt toch gemaakt, de betreffende velden blijven leeg. De melding noemt het aantal beveiligers.
• Periode nog niet afgesloten. De run wordt toch gemaakt, de melding herinnert hier alleen aan. De nette volgorde is Periode afsluiten, daarna overdragen.

Ontbreken stamgegevens van de gekozen interface, zoals het adviseursnummer, dan vermeldt de melding precies welke gegevens ontbreken.

Onder de runs staat „Wijzigingen sinds laatste overdracht“: per regel de beveiliger, de loonsoort en de vorige en huidige waarde, gemarkeerd als Nieuw, Gewijzigd of Vervallen.

Zo kan een aanvullende overdracht worden aangetoond zonder twee bestanden naast elkaar te leggen. Als er geen actieve run is, wordt de volledige maandstand als nieuw weergegeven.

De geschiedenis vermeldt per run nummer, interface, aanmaakdatum, aantal regels, totaal en status. Een run is Actief of Teruggezet, de maand overeenkomstig Overgedragen op of Nog niet overgedragen.

Een run kan worden teruggezet. Daarvoor is een reden van 10 tot 500 tekens verplicht. De run verdwijnt niet, maar blijft zichtbaar in de geschiedenis en telt alleen niet meer als overgedragen en niet meer mee voor de verschilberekening. Zo blijft traceerbaar dat de run heeft bestaan.

Niet verwarren: De overdrachtsrun is iets anders dan „Naar boekhouding verzenden“. Het ene bevriest een genummerde stand, het andere verstuurt een analyse per e-mail.