Notes de frais

L'agent saisit la date, le montant et la catégorie, avec éventuellement une note et une photo du reçu. Il existe quatre catégories : frais de déplacement, repas, matériel et autres.

Le montant va d'un centime à 999.999,99 Euro, la note peut contenir 500 caractères. Les reçus sont des images, les formats JPEG, PNG et HEIC sont autorisés jusqu'à 10 MB.

Emplacement : dans l'interface Web, sous « Mes », carte Notes de frais, bouton « Soumettre une dépense ». Il n'existe actuellement aucune vue dédiée dans les applications mobiles.

Tant qu'une demande est ouverte, l'agent peut la retirer lui-même. Ce n'est plus possible après une décision.

Le bureau voit les demandes sous Notes de frais, une sous-page à côté de Paie. Le filtre « Ouvert » est sélectionné par défaut.

Un refus exige toujours un motif, d'au moins 5 et d'au plus 500 caractères. Une décision prise ne peut pas être remplacée, une deuxième tentative est rejetée.

Les personnes autorisées à consulter les données de paie peuvent lire les demandes, seules celles autorisées à les gérer peuvent décider. L'élément de menu apparaît donc uniquement avec le droit de lecture.

L'approbation crée en même temps une ligne de paie de type Notes de frais, dans le mois civil de la date de la dépense, et non dans le mois de l'approbation.

Il n'existe donc pas de deuxième méthode de calcul : le montant passe par le même aperçu de la paie que tout le reste, voir Paie et majorations.

Limite : si le mois de paie de la dépense est déjà clôturé, l'approbation est refusée. La période doit alors être rouverte, voir Clôture de période.