Uitvalbeheer

Uitvalbeheer omvat alle stappen die nodig zijn wanneer een ingeplande medewerker niet aan een dienst kan beginnen: melding registreren, de leemte beoordelen, vervanging zoeken, toezegging verkrijgen, dienstrooster en eventueel opdrachtgever bijwerken.

In de beveiligingssector is dit geen bijzaak. Objecten moeten contractueel dag en nacht worden bezet, daarom is een onbezette post niet alleen een organisatorisch probleem, maar een mogelijke contractbreuk. Tegelijkertijd komt uitval meestal binnen wanneer de minste administratieve medewerkers aanwezig zijn: 's avonds, 's nachts en in het weekend.

De werkelijke inspanning zit zelden in het plannen, maar in het benaderen van mensen. Wie komt vakinhoudelijk in aanmerking, wie is beschikbaar, bij wie past de Ruhezeit, en wie neemt de telefoon überhaupt op. Veel bedrijven handelen dit af via bellijsten en WhatsApp-groepen, met het bekende neveneffect dat achteraf niemand kan aantonen wie wanneer is gevraagd.

In software bestaat goed uitvalbeheer uit drie delen: een voorafgaande selectie volgens de regels, een stapsgewijze benadering van kandidaten en een volledige documentatie van het proces.