Gestão de ausências

Gestão de ausências designa todos os passos necessários quando um profissional escalado não pode comparecer a um turno: registar a comunicação, avaliar a lacuna, procurar um substituto, obter a confirmação e atualizar a escala e, se necessário, o cliente.

No setor da segurança, esta não é uma questão secundária. As instalações têm de estar contratualmente ocupadas de forma contínua, por isso, um posto por preencher não é apenas um incómodo organizacional, mas uma possível violação do contrato. Ao mesmo tempo, as ausências ocorrem geralmente quando há menos pessoal administrativo presente: ao fim do dia, à noite e ao fim de semana.

O verdadeiro esforço raramente está no planeamento, mas no contacto. Quem tem as qualificações necessárias, quem está disponível, quem cumpre o período de descanso e quem atende sequer o telefone. Muitas empresas tratam esta tarefa com listas de chamadas e grupos de WhatsApp, com o efeito secundário conhecido de depois ninguém conseguir comprovar quem foi contactado e quando.

Em termos de software, uma boa gestão de ausências é composta por três partes: uma pré-seleção verificada segundo as regras, um contacto faseado com os candidatos e uma documentação completa do processo.