Gestión de ausencias imprevistas

La gestión de ausencias imprevistas comprende todos los pasos necesarios cuando una persona asignada no puede presentarse a un turno: registrar la notificación, evaluar el puesto vacante, buscar una sustitución, obtener una confirmación y actualizar el cuadrante y, si procede, al cliente.

En el sector de la seguridad no es una cuestión secundaria. Las instalaciones deben estar cubiertas en todo momento por contrato. Por tanto, un puesto sin cubrir no es solo un problema organizativo, sino un posible incumplimiento contractual. Al mismo tiempo, las ausencias suelen comunicarse cuando hay menos personal administrativo: por la tarde, por la noche y durante el fin de semana.

El verdadero esfuerzo rara vez reside en planificar, sino en contactar con las personas. Quién cumple los requisitos profesionales, quién está disponible, quién respeta el periodo de descanso y quién contesta siquiera al teléfono. Muchas empresas gestionan este proceso mediante listas de llamadas y grupos de WhatsApp, con el conocido efecto secundario de que después nadie puede demostrar a quién se contactó y cuándo.

Desde el punto de vista del software, una buena gestión de ausencias imprevistas consta de tres partes: una preselección basada en reglas, un contacto escalonado con los candidatos y una documentación completa del proceso.